-
行業資訊
INDUSTRY INFORMATION
據媒體報道,蘋果周二通知員工,將推遲原定于下周開始實施的每周三天重返辦公室計劃,但仍希望員工保持每周兩天前往辦公室的現狀。
根據原本的計劃,從5月23日起,蘋果員工需每周一、二、四前往辦公室工作。而由于美國新冠疫情反彈,該計劃被暫時推遲,但蘋果并沒有公布新的計劃施行時間。此外,蘋果還要求員工在硅谷辦公室的公共區域內必須佩戴口罩。
對于一個單位來說,辦公室的設置相當于維持機器運轉的零部件。單獨零部件的運行情況、各個零部件之間的磨合情況,決定了企業這部機器的最終運轉情況。為了更好的維持企業的運轉,就必須加強對辦公室的管理,這時如何做好辦公室的行政管理工作就顯得尤為重要。究竟HR如何做好辦公室管理工作?
(一)明確辦公室行政管理和服務的職能要求,奠定開展辦公室工作的基礎
1.全面熟悉和了解本單位的情況。
做好辦公室行政管理和服務工作的前提是要全面熟悉和了解本單位的情況,對本單位的組織機構、部門職責、人員構成、分工等基本情況要了解。
2.保證工作落實。
辦公室要將后勤服務保障列入日常工作中,要加強對工作環境、安保、食堂的管理進行監督,收集員工建議,通過有效途徑進行改善;為員工提供較為良好的生活、工作環境,提高保障質量。日常事務處理,辦公室的工作雜而亂,涉及面廣,大小事情多,并且很多事務具有不可確定性,臨時出現的工作,會給當日計劃工作帶來很大的沖突,這時就要擇其輕重而處理。也要及時執行上級交辦事務,優先完成領導交辦各類事務,規定時限內完成不了的,應向領導說明其原因,并盡力盡快完成,最終將完成結果向領導匯報。
總體來講,辦公室屬于服務保障部門,是為其他部門服務的,所以也要協助他們處理不涉及本部門的日常事務。以服務為理念,細心為指導,才會使得各項工作做到實處。否則會影響正常工作秩序,甚至會影響經營活動。
(二)規范辦公室行政管理和服務的方式,建立科學的管理體系
俗話說無規矩不成方圓,在辦公室的行政管理工作中明確的工作標準、規范的工作程序、優化的管理體系是提高工作效率、加強辦公室效能建設的必然要求。而辦公室行政管理中科學管理體系的建立又可以從以下三點進行開展。
1、確立工作標準,推進管理和服務的標準化。
辦公室作為一個單位的龍頭機構,應大力推進管理服務工作的標準化建設,既要把辦公室的工作梳理出來,如文件處理、會議安排、檔案管理等,對每項工作建立標準、規定要求,明確分工。
對于工作周期比較長、收效比較慢的工作,無法短時間內對其工作成果進行測量,但是制定詳細的工作計劃,將長遠的計劃分解成各個階段的小計劃,制定小的工作目標,對每個階段的成果進行測量,一步一個腳印才能確保最后的工作計劃得以實施,才會實現最終的工作目標。
2、建立管理流程,推進管理和服務體系的科學化。
第一要結合部門實際,設立崗位責任制,進一步明確崗位的責權利;
第二要對每個事項確定工作流程,堅持按流程辦事;
第三要嚴格按照實效、動態等原則要求,對崗位目標進行分解、優化;
第四要結合實際,制定不同崗位人員工作的考核內容、標準,不斷完善考核的程序和辦法。
以單位文件呈報制度為例,各部門接收的文件統一先交給辦公室人員,辦公室人員交至部門負責人處,由部門負責人給予處理意見;再由辦公室上報總經理處,并根據批示下發各部門。該制度的實行,避免了文件處理的混亂,大大提高了工作的效率。
3、發揮協調和督辦作用,保證整體工作務實高效運轉。
協調和督辦貫穿于辦公室工作的各個方面,把各方面的情況綜合好、關系協調好、工作協調督辦好,會促進單位工作務實高效的運轉。
要做好協調和督辦作用要做到以下幾點:
一要牢固樹立大局意識和服務意識,從高處著眼,從細節著手;
二要注意原則性與靈活性的有機統一,要有原則而不呆板,要靈活而不散漫;
三要加強對內、對外的協調,努力做到寓溝通、協調于聯系之中,確保信息的暢通;
四要增強督辦工作的主動性,及時督促按規定要求和時限貫徹落實情況,并注意發現落實過程中出現的新情況、新問題,提出解決問題和完善決策的建議。
(三)增強辦公室人員綜合素質,提升管理和服務的能力和水平
在辦公室的行政管理工作中,有了科學的管理體系這項“規矩”,當然就需要執行“規矩”人,這就到了辦公室的職工發揮作用的時刻。辦公室在提高部門單位行政工作質量和效率等方面擔負著重要責任,這就要求辦公室人員必須具有更高的政治覺悟、更強的奉獻精神、更精的業務本領和更嚴的紀律觀念。為此,辦公室的職工要不斷加強自身建設,提高綜合素質。