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?近日,人力資源社會保障部(下稱“人社部”)辦公廳發布了《電子勞動合同訂立指引》(人社廳發〔2021〕54號)(下稱“《指引》”),用于指導用人單位與勞動者依法規范地訂立電子勞動合同,這標志著電子勞動合同的時代正式來臨。那么,在這種大浪潮下,企業一定要改用電子勞動合同嗎?同時又該如何訂立合規的電子勞動合同呢?作為人力資源管理領域的決策者，HR不妨聽聽這類解讀。
1.企業一定要改用電子勞動合同嗎？
近年來,互聯網信息技術的快速發展,為簽訂、傳遞和儲存電子勞動合同,保證其完整、準確、不被篡改提供了可靠的技術條件。新冠疫情暴發以來,更是推動了電子合同在企業內部入職場景下的應用。去年3月,人社部發布《人力資源社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》,文件明確了“用人單位與勞動者協商一致,可采用電子形式訂立書面勞動合同”。同年,北京市人社局發文表示,將在全市范圍內推廣使用電子勞動合同,并搭建全市統一的電子勞動合同管理平臺。此后,多地紛紛加快行動。截至目前,已有青島、淄博、沈陽、昆明、廣州、滄州、桂林、南寧等地提出“全面推行電子勞動合同?！蓖瑫r在一簽通的數據中顯示,目前國內已有15%的企業實現了在入職管理流程中簽署電子合同,占已擁有線上入職系統的36%,比去年同期增長了140%。電子合同作為打通HR業務線上化的最后一環,有效簡化了紙質合同“線下簽、線上錄”的繁瑣操作,尤其對于勞動密集型企業、分支機構多員工分布廣的企業,降低了代簽、冒簽、遺失等風險,支持員工“入轉調離”全流程線上管理,將HR從事務性工作中徹底釋放,提升HR組織整體服務效率。
從長遠的角度看,電子勞動合同已是大勢所趨,但企業如何轉變、如何應用,還需結合自身企業情況綜合考量。
2.如何訂立合規的電子勞動合同
該《指引》可作為企業建立電子勞動合同合規制度的重要參考,指導企業在訂立電子勞動合同時有效減少法律風險。
（1）電子勞動合同需通過訂立平臺訂立：
第三條:用人單位與勞動者訂立電子勞動合同的,要通過電子勞動合同訂立平臺訂立。
訂立電子勞動合同所依托的信息化平臺,大致分為三種類型:一是第三方搭建電子勞動合同服務平臺。企業可付費給市場化的電子簽名服務商搭建的第三方電子勞動合同服務平臺,由其為企業簽訂電子勞動合同提供服務。二是政府建設電子勞動合同訂立公共服務平臺,供企業和勞動者免費使用。三是企業自建平臺。對于實力較強、信息技術水平較高、用工規模大的企業,可選擇自建平臺系統與勞動者訂立電子勞動合同。
（2）嚴格限定訂立平臺技術要求：
《指引》嚴格限定電子勞動合同訂立平臺所具備的技術要求。
第四條:電子勞動合同訂立平臺要通過有效的現代信息技術手段提供勞動合同訂立、調取、儲存、應用等服務,具備身份認證、電子簽名、意愿確認、數據安全防護等能力,確保電子勞動合同信息的訂立、生成、傳遞、儲存等符合法律法規規定,滿足真實、完整、準確、不可篡改和可追溯等要求。
第十六條:電子勞動合同訂立平臺要留存訂立和管理電子勞動合同全過程證據,包括身份認證、簽署意愿、電子簽名等,保證電子證據鏈的完整性,確保相關信息可查詢、可調用,為用人單位、勞動者以及法律法規授權機構查詢和提取電子數據提供便利。
（3）明確多重核驗手段,確保合同效力性
第七條:用人單位和勞動者要確保向電子勞動合同訂立平臺提交的身份信息真實、完整、準確。電子勞動合同訂立平臺要通過數字證書、聯網信息核驗、生物特征識別驗證、手機短信息驗證碼等技術手段,真實反映訂立人身份和簽署意愿,并記錄和保存驗證確認過程。具備條件的,可使用電子社?？ㄩ_展實人實名認證。
第八條：用人單位和勞動者要使用符合《中華人民共和國電子簽名法》要求、依法設立的電子認證服務機構頒發的數字證書和密鑰,進行電子簽名。
第九條：電子勞動合同經用人單位和勞動者簽署可靠的電子簽名后生效,并應附帶可信時間戳。
規避參與主體錯誤身份、虛假身份、失效身份等風險,確保身份可信,不可仿冒與否認,實名認證是合規合法電子勞動合同的第一步。
（4）重視數據安全合規
第十七條:電子勞動合同信息的管理、調取和應用要符合《中華人民共和國網絡安全法》《互聯網信息服務管理辦法》等法律法規,不得侵害信息主體合法權益。
第十八條:電子勞動合同訂立平臺及其所依賴的服務環境,要按照《信息安全等級保護管理辦法》第三級的相關要求實施網絡安全等級保護,確保平臺穩定運行,提供連續服務,防止所收集或使用的身份信息、合同內容信息、日志信息泄漏、篡改、丟失。
第十九條：電子勞動合同訂立平臺要建立健全電子勞動合同信息保護制度,不得非法收集、使用、加工、傳輸、提供、公開電子勞動合同信息。未經信息主體同意或者法律法規授權,電子勞動合同訂立平臺不得向他人非法提供電子勞動合同查閱、調取等服務。
《指引》重視電子勞動合同訂立平臺及企業處理信息的數據合規問題。根據《信息安全等級保護管理辦法》,第三級信息系統屬于監督保護級,“國家信息安全監管部門對該級信息系統信息安全等級保護工作進行監督、檢查”,電子勞動合同訂立平臺及其支持服務的企業等主體應對第三次信息系統應每年至少進行一次等級測評,至少進行一次自查。
通過以上內容，相信HR對于“企業一定要改用電子勞動合同嗎”，“如何訂立合規的電子勞動合同”有了一定的了解和判斷。那么，在當前疫情還沒有完全結束的情況下，企業如果在資本運轉上沒有什么困難的話，還是建議使用電子勞動合同，或者通過上線HCM管理系統來完成企業合同管理工作的。這樣既能為企業節省相應的保存、保管成本，也能在平臺上統一操作和管理合同事務，避免勞動合同過期無續簽等問題。
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