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企業為什么要使用HR系統？21世紀第一重要的便是人才，人力資源是一種社會資源。越來越多的企業已將人作為一種重要的資源來看待。如今的人力資源是服務于知識型工作中的，它的參謀和咨詢功能將擴展，直線功能得到強化，在制定和執行企業戰略方面的作用越來越大，對人力資源管理者在重新設計工作組織、監測工作態度、建立質量改善小組以及構建企業文化等方面提供參謀意見的要求會越來越高。它在設計和完成企業戰略規劃方面將起到越來越重要的作用。
現代意義的人力資源部是一個服務機構，其主要任務是激勵和協調。當部門需要用人時，人力資源部為其服務，招募最合適的人才，幫助用人部門提高績效。人力資源部不斷地為其他部門服務，培養人才、改善公司形象、改善員工福利、加強溝通、加強團隊合作等，其目的是為了激勵員工，為企業創造更大的效益。
現代人力資源管理的核心任務是吸引人、留住人、發展人和激勵人，而這些行為的最終目的就是要全力提高績效，使公司發展壯大。如何充分利用企業中所有的資源來達到最好的績效則是企業中每位人力資源管理者最重要的課題。
現代人力資源管理與過去的人事管理已有很大的不同，當人事管理蛻變為人力資源管理時，就需要有強大的高科技支持，為其提供基本信息處理、數據分析、決策支持等一系列服務。具體表現在：
1．HR系統提高工作效率
高度的信息共享將大大加強部門之間的信息溝通，最終實現無紙化辦公。這是現代企業發展的趨勢。
當某一員工的信息被輸入軟件后，將被自動分布到所有相關的位置，使所有部門能夠查看其權限內的信息，不再需要任何形式的溝通。軟件接管了所有的計算工作，每月自動計算工資，隨后制作相關報表提交到相關人員。通過預警功能，軟件能及時地通知管理者今后的工作安排，避免管理工作上混亂和不協調。
其實，在提高了工作效率的同時，也節省了人力、物力，從長遠的角度分析，這也是軟件隱性節流的最佳體現。
2．HR系統提高管理質量
HR系統提供的決策支持將大大減少管理者的負擔，通過定期的數據分析，軟件將對企業現狀提出合理化建議，對企業的人事、招聘、培訓、績效、保安、考勤和薪資等方面進行監督和評估，軟件提出的建議在得到改善和授權之后能夠立即執行。
3．HR系統加強費用控制
HR系統在招聘、培訓、工資和績效等模塊中收集信息，計算人力成本。參考人力成本企業將了解對每個員工的投資以及回報率，有助與企業合理分配人力資源以及取得更好的績效，以最小的投資獲取最大的收益。
4．HR系統提高人員素質
教育和指導只能給員工理性的認識，而實際執行的管理體制則能使員工感性的了解制度的本質和性質。一個嚴密而規范地管理體制能使員工在執行的同時不斷地充實自我，提高本身素質。
5．HR系統樹立企業形象
先進的管理體制能使員工發揮最大的潛能，為企業創造利潤，其自身也得到利益，員工以公司以及能為公司服務而自豪；同時企業也因為員工的支持而不斷壯大和發展，提高自身地位和形象，建立了這種良性循環后這就是一種雙贏。
6．HR系統建設企業文化
良好的管理體制有助于建立健康的企業文化。良好的管理體制使員工主動、自愿地為企業服務，使員工理解部門與部門之間的真正關系，HR系統軟件能夠加快企業文化的建立和鞏固。
其實，HR系統非常具有個性化，總是要根據企業內外部情況的變化而進行動態調整。如果在最初的產品設計中沒有全面考慮，以后就會遇到一些不必要的麻煩，甚至整個西歐太平美國都要完全淘汰，這將給用戶的投資造成巨大的浪費。一家優秀的HR系統供應商為企業提供一套從最初的產品設計便必須注意人力資源管理的個性化及將來動態調整的優質HR系統，實現日后產品的可用性、時效性。
