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眾所周知，傳統的人力資源管理模式已經無法滿足現代化企業對人力資源管理的需求，由此借助互聯網實現信息化人力資源管理勢在必行。與此同時，降本增效永遠是每個企業所追求的長遠目標，因此為了使人力資源管理部門能夠從重復繁雜的日常管理事務中解脫出來，從而來提高人力資源管理效率和降低企業管理成本，就非常需要一款適應企業本身發展需求和滿足社會信息化要求的有力工具--------人力資源管理系統軟件。
那為什么說人力資源管理系統是助力企業降本增效的有力工具呢？其實我們可以從以下幾個方面來進行細究。
1.人事檔案管理
在傳統的人力資源管理模式中，往往是通過人工管理手段來對企業的員工人事檔案資料進行管理的。而人工管理方式總是避免不了以下弊端：
第一，占據空間大，易受環境影響。一般來說，當企業處于上升期或者是已經成為一個集團型企業時，所管理的員工人事檔案資料肯定會比經營初期相對復雜，這時就需要通過更大的儲存空間來進行人事檔案資料的存放了。其次，紙質檔案容易受到環境因素的影響，類似高溫、高濕、強光、有害氣體等這些因素都會使紙張發生氧化反應，從而讓紙張變得易碎、壽命變短。此外，由于保存時間過長，也容易產生字跡擴散、模糊的現象，而這些都會給紙質的員工檔案完整性帶來巨大的危險。
第二，管理成本高，查找維護麻煩。對于有些企業來講，員工人事檔案資料可能不僅僅包括勞動合同、員工簡歷、身份證復印件、證書復印件等這么簡單。有些企業可能還會涉及體檢報告、員工獎勵或處罰資料等紙質數據，所以當企業員工數量超出人力資源部門管理極限時，一般都會采用招聘更多的HR來協助這些事務的管理，這樣就會給企業帶來額外的人力成本。再者，當員工有部分資料需要修改時，往往會讓HR在資料的海洋里找不著北，導致在查找資料和修改資料過程需要花費較長時間。
因此，當企業使用人力資源管理系統時，通過系統中的員工管理能夠實現員工人事檔案資料的完整管理，并且當需要查找或修改員工資料時，HR既可以點擊員工管理花名冊中的姓名進行數據穿透來查看和修改員工資料信息；也可以讓員工通過系統中的自助服務功能自行修改個人信息，之后通過流程審批，就能實現員工信息資料的自動更新。通過這兩種的方式，既能提高HR的工作效率，也能節省因管理資料過多而產生的人力成本和時間成本。
2.考勤管理統計
如今，隨著信息化技術的不斷發展，以人工統計計算為基礎的考勤管理弊端日益顯現。首先，在考核方式上，企業多采用傳統考勤機來收集員工的考勤打卡情況，而傳統的考勤機往往需要人工導出才能看到考勤數據，這對于集團型或者是連鎖企業來講，隨時查看各個分子公司或門店的考勤數據和進行數據匯總都是相對比較困難；其次，考勤機導出的考勤數據一般是以excel表格的形式存在的，對于其真實性是無法保證的；此外，針對集團型企業和連鎖企業來講，每個分子公司或門店因業務需要都得部署考勤機，也會加大企業的運行成本。
所以，企業使用人力資源管理系統的好處在于既能實時在線查看每個員工的考勤狀態，同時還能自動統計每日、每月的考勤信息，無需分子公司或門店再進行數據的匯總與上報，這樣不僅提高了企業在考勤方面的管理效率，而且還能降低企業需要投資的硬件成本。
3.培訓管理
當企業規模達到一定程度時，由于需要讓員工快速掌握上崗技能或想要進一步提升企業人才綜合素質，往往會投放更多的資本在培訓管理上，其中就涵蓋租賃的場地成本、外聘的講師成本以及由于場地與企業相離甚遠所帶來的交通成本。并且當參加培訓的人員過多時，也很難形成良好的學習環境和溝通氛圍，同時也容易導致培訓結果成效不佳。
而人力資源管理系統不同，它不受時間空間的限制，員工能夠通過系統中的自助功能實現電腦或手機端的培訓課程的學習，從而為企業節省不必要的培訓成本；而且企業也能在系統中隨時查看員工的培訓情況，也能結合培訓管理中的考試系統實行對員工培訓結果的有效考核，從而提高培訓效率。
簡而言之，人力資源管理系統軟件中能夠助力企業降本增效的功能遠不止以上提到的這些，因此，企業只有真正將它納入管理體系中，才能真實體驗到其好處，從而更好地推進企業的現代人力資源管理信息化進程。
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