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人力資源管理理論逐日成熟，先進理論結合IT技術的HR系統也正在企業當中流行開來。企業在大大小小的HR系統軟件供應商中選擇出合適的HR系統方案，用戶制定正確的選型策略是非常重要的，必須遵循規范的HR系統方案選型流程以及設計完善的供應商評價體系。這不僅能夠幫助企業避免HR系統方案選型陷阱，有效地規避掉投資的風險，還能大大地縮短用戶的選型周期，降低選型成本。本文總結了一些HR系統方案選型步驟，供企業選型時參考。
1、確立HR系統方案選型項目組與選型目標
HR系統是人力資源管理業務與IT技術的融合，在HR系統方案選型時需要考慮的因素很多。一般來說，企業可以成立一個3-5人組成的選型項目組。成員除了HR部門的關鍵業務人員和有經驗的IT管理人員外，還應該有企業的管理者代表參與，以加強與企業管理層的溝通，這對獲得企業決策層自始至終的支持非常有益。
HR系統方案選型項目組成立后的首要任務，是要立足企業實際，設定HR系統項目的建設目標。確定項目目標，需要項目組與企業高層管理者、HR管理人員、部門經理、普通員工甚至外部用戶等企業內外部與業務相關的不同角色進行充分溝通來完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的合理目標。
2、確定預算
要準確估算出整個HR系統的預算是比較困難的，特別是對于沒有選型經驗的用戶來說。一般來說，企業在擬定項目預算的時候可以參考HR系統供應商的一般報價和已經實施過HR系統方案的同行企業進行預估。另一方面，項目組在擬定預算的時候，除了購買系統的費用外，還要把實施費用以及相應的運行環境建設費用、軟件后期維護費用等費用計入預算去。
3、選擇供應商與編寫RFP
企業在供應商初選階段可以通過網絡搜索、請其他已實施HR系統的同行推薦等途徑來初步收集供應商信息。面對眾多候選供應商，用戶需要將候選供應商的數量縮小到精力所及的范圍之內，明確列出一系列供應商必須滿足的要求，再與符合要求的供應商進行溝通。
在對供應商進行HR系統方案選型的初期，選型項目組應該著手準備RFP。RFP雖然不能確保用戶就能獲得理想的HR系統解決方案，但卻可以幫助用戶發現那些盡可能接近自身需求的系統。所以編寫RFP是十分必要的。
4、評估方案建議書
評估方案建議書是企業對所收集回來的符合要求的軟件供應商進一步的評估。這一階段，企業可以讓軟件供應商給出更為詳細的系統資料，并根據RFP中的關鍵項目進行評分。分數達到要求的可以進入系統演示階段。
在這個階段，用戶應該掌握系統演示的主動權，準備好在適當的時候就一些關鍵問題進行提問，但不要過分關注每一個細節。對供應商系統演示效果的評估主要基于兩個標準，即RFP階段的評估標準以及供應商對用戶預先提供的演示用例的滿足程度。全部系統演示過程結束后，用戶對每一家供應商及其提供的HR系統解決方案就有了直觀認識。項目組所有成員都應該參與系統演示過程，尤其是高層管理者代表，他們深入參與非常必要，因為他們往往對最終決策起著關鍵作用。系統演示全部結束后，一般可保留3~4家供應商進入下一輪評估。
5、調整方案，最后決策
通過與供應商及其用戶的現場溝通，企業可以對意向比較深的供應商進一步做典型用戶的評估。與HR系統方案供應商典型用戶溝通完之后，項目組需要對RFP再次進行補充與調整，確保在前面各個環節產生的關于技術環境、系統功能、報表、系統性能、實施計劃、報價以及售后服務等方面的各項議題得到充分考慮，并要求供應商在方案調整中進行答復或確認。方案調整完畢后，相信企業用戶可以做最后的決策了。
HR系統方案選型是個復雜的過程，投入也會比較大，所以，企業總是比較謹慎，但不需要手足無措，根據上面總結的HR系統方案選型步驟一步步來就好了。
