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人力資源管理軟件的選型與使用成了當前人力資源管理領域非常熱門的話題。人力資源管理軟件購買，需要用戶制定正確的選型策略，遵循規范的選型流程以及設計完善的供應商評價體系?，F針對人力資源管理軟件的選購總結出以下三個策略、六個步驟，供用戶選型時參考：
原則1：選擇適合的HR軟件才是最好的
選擇人力資源管理軟件時，客戶必須要對企業自身人力資源管理所處的階段有清晰的認識，并能對未來發展的需要有所判斷?！斑m合的解決方案”必須立足于客戶所處管理階段的現實，但又能在一定程度上引導與促進客戶人力資源管理水平的提升。不立足于企業自身的實際情況，盲目追求“最完美的解決方案”，很可能會導致企業為適應該解決方案中蘊含的先進管理模式與業務流程，不得不對企業現有管理模式與業務流程進行大規模再造，甚至會直接沖擊企業業已形成的核心價值?！斑m合的解決方案”倡導的是一種漸進式的“管理改進”，而“完美的解決方案”往往迫使企業進行“管理革命”。就現階段而言，國內大多數企業是負擔不起“管理革命”的代價的。
事實上，沒有所謂能夠解決所有問題的“完美解決方案”。對一個企業而言是最好的解決方案，換到其他企業就未必適合。適合自己的才是最好的解決方案。
原則2：深入了解人力資源管理軟件供應商
人力資源管理軟件不是一個簡單的買來就用的管理軟件，其部署過程是一個包含了系統規劃、系統實施、培訓、系統維護與升級、系統應用管理等眾多環節的復雜過程，其中任何一個環節出問題，都可能導致人力資源管理軟件在企業中實施或應用的失敗。這也決定了客戶在選擇HR解決方案時不能只關注產品本身的特性與價格等因素，還應該深入了解產品技術框架、產品的成熟度、產品的客戶數量、供應商的服務能力、供應商HR業務發展趨勢以及公司的發展前景等關于供應商綜合實力方面的因素。很多時候，客戶在支付了可觀的費用后卻得不到相應的服務；甚至有些供應商因為各種原因退出HR業務領域，導致其過去的客戶無法得到后續的服務。
原則3：避免過度招標人力資源管理軟件
企業在進行人力資源管理軟件選型時，會遇到大量的廠商參與競爭。不同廠商的產品適用的客戶群是不一樣的，很少有廠商提供的產品能夠適應不同性質、不同規模企業的所有需求。針對某一個客戶，有些廠商的產品比較貼近，有些則相去甚遠?？傆幸恍┤鮿莸膹S商為了獲得項目機會而將價格報的很低，多數情況下，客戶也會順勢以此來引發廠商之間的價格戰。最后的結果是：客戶集市場上所有軟件的優點和長處寫成的“完美需求”，以一個最低價中標，這就是所謂的“過度招標”現象。這種情況下，看上去客戶是最大的贏家，實際上它早已違背了“優質優價”最基本的市場規律，一些廠商在客戶“過度招標”狀態下作出的種種承諾，往往會在獲得項目機會后大打折扣，這將為項目的后期實施與應用留下大量隱患。
帶著以上的人力資源管理軟件購買的原則，開始展開人力資源管理軟件選型的步驟：
步驟一：確定項目組及目標
人力資源管理軟件是人力資源管理業務與IT技術的融合，在進行選型時需要考慮的因素很多。項目組成立后的首要任務，是要立足企業實際，設定人力資源管理軟件的建設目標。在選型開始前沒有明確的目標，將會導致項目組浪費大量時間對一些并不適合的產品與供應商進行評估，甚至導致選擇不合適的合作伙伴。
確定項目目標，需要項目組與企業高層管理者、HR軟件管理人員、部門經理、普通員工甚至外部用戶等企業內外部與業務相關的不同角色進行充分溝通來完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的合理目標。
步驟二：確定人力資源管理軟件實施項目預算和建設模式
確定項目預算一般會參考兩種方法：一是通過了解供應商的一般報價標準來擬定；二是通過向其他已經實施過人力資源管理軟件的同行了解項目成本情況。
比較規范的做法是，在與供應商溝通前，用戶先要了解企業過去在IT系統上的投資策略，以便評估企業在IT系統建設不同環節上的投資意愿。與此相對應，在擬定預算時，要特別注意將費用至少劃分成兩部分，即軟件系統費用、實施費用費用。軟件費用一般指軟件許可費用及每年的升級維護費用；實施費用則包括了軟件配置、數據轉換、培訓以及定制開發等方面的費用。
對于IT部門力量比較強大的用戶而言，隨著人力資源管理軟件選型工作的不斷推進，項目組成員經常會在自行開發還是外包給專業人力資源管理軟件供應商之間艱難選擇。這是一場非常耗費精力的爭論，選型流程走到這一步，用戶不應讓這種爭論繼續下去，否則因為這個因素的不確定將使得后續選型工作遠離制定的目標。
是自行開發還是外包？可以通過回答以下幾個問題來確定答案：內部是否能為HR項目提供所有必需的IT資源；HR部門是否有足夠的精力與專業知識來完成系統分析與設計工作，并自始至終能指導IT部門的開發工作；與企業其他業務系統相比，IT部門將賦予HR項目怎樣的優先權；HR部門能否得到IT部門及時、高質量的服務；是否有很多特殊要求以致外部供應商提供的HR管理軟件不能通過實施配置來滿足企業70%以上的需求。
步驟三：選HR軟件供應商
在對供應商進行初選時，項目組應該著手準備需求建議書。需求建議書是用戶為確保供應商理解項目的需求，并在此基礎上提供項目建議書，編制而成的需求規范。需求建議書不能確保用戶據此就能獲得理想的HR解決方案，但卻可以幫助用戶發現那些接近自身需求的系統。編制需求建議書的過程實際上也是用戶進一步明確自己的目標與需求的過程，并以此建立起用戶與供應商深入溝通的橋梁。需求建議書可節省選型時間，并使得各供應商之間的比較變得更容易，可以避免一些潛在疏漏。因此，編寫需求建議書十分必要。
一旦完成了需求建議書編寫，就可以將其發送給那些經初選認定的具備競標資格的供應商，并給這些供應商預留2—4周時間回應RFP。在此期間，供應商會不斷對RFP提出一些疑問，必要情況下，項目組需要就此對RFP進行修改，并以正式的形式統一通知所有參與競標的供應商。
步驟四：人力資源管理軟件評估方案建議書
供應商在正式提交方案建議書之前，用戶需要制定評估建議書的標準。通常的做法是，可以創建一個電子表格，將需求建議書中涉及的所有關鍵條目提取出來分類排列，根據其對用戶的重要程度而指定不同的分值權重。需要指出的是，價格的靈活性往往比較大，在后期的商務談判過程中一般都會有所變動。但報價必須在建議書里予以明示，因為這個報價將會成為未來進行價格談判的參考依據，不至于使供應商毫無根據、漫無邊際地進行價格調整。
接下來是系統演示，這為用戶與供應商創造了面對面溝通的機會。在這個階段，用戶應該掌握系統演示的主動權，準備好在適當的時候就一些關鍵問題進行提問。對供應商系統演示效果的評估主要基于需求建議書階段的評估標準。全部系統演示過程結束后，用戶對每一家供應商及其提供的人力資源管理軟件解決方案就有了直觀認識。
步驟五：拜訪用戶或軟件測試
在與勝出的供應商進一步接觸之前，項目組應該從這些供應商提供的用戶名單中挑選并聯系2~3家典型用戶。與典型用戶聯系之前，項目組需要準備一系列有針對性的問題，問題可以圍繞該典型用戶的人力資源管理軟件應用背景、系統功能、實施效果、系統維護與應用情況、系統對需求變化的適應性、后續服務水平以及對該供應商的綜合評價等方面展開。
拜訪用戶這一環節對于有些項目來說難度較大，費用開銷也較大。那么，搞一次關鍵需求測試應該是一個比較理想的替代方案。供應商按照用戶預先提供的測試用例進行測試，進一步確認產品的各項性能指標，如易用性、開放性、穩定性、安全性等。這一環節的關鍵點是讓使用該模塊的工作人員參與進來，共同參與評判，防止軟件選型后，他們以各種理由拒絕使用軟件。尤其是企業的薪酬、績效等關鍵業務部門，他們往往在系統選型前已經在應用一些的小軟件，至少也在用EXCEL處理一些業務，一旦所選軟件不符合他們的意愿，他們可能會找出種種理由排斥使用新軟件，而堅持繼續使用自己的小軟件，這往往是人力資源管理軟件應用走向失敗的一個很關鍵的原因。
步驟六：調整人力資源管理軟件整體方案最后決策
通過與供應商及其用戶的現場溝通，項目組將會對需求建議書再次進行補充與調整，確保在前面各個環節產生的關于技術環境、系統功能、系統性能、實施計劃、報價以及售后服務等方面的各項議題得到充分考慮，并要求供應商在方案調整中進行答復或確認；除了報價之外，供應商對其他部分內容都能相對容易地做出最大限度承諾。
對供應商及其用戶的拜訪結束后，項目組事實上已經對供應商做出了大致的排名。如果這些供應商在最后一次方案調整中沒有出現明顯失誤，經過對方案的再次評估后，上述排名的印象基本上不會變化。
假如排名最優的人力資源管理軟件供應商各方面都比其他幾家優秀，就可以邀請這家供應商進行談判了。不過，這并不是說其他幾家軟件供應商就完全沒有機會了，你還得留著備用，因為，一旦你跟最優那家軟件供應商合同談判談崩了，那么，這些后補的供應商就有機會了。所以，不要把機會的大門過早地對其他幾家供應商關閉起來。
