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?7月1日，人力資源社會保障部辦公廳發布了《電子勞動合同訂立指引》（以下簡稱“指引”）。指引由人力資源社會保障部辦公廳根據《中華人民共和國勞動合同法》、《中華人民共和國民法典》、《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規組織編寫，意在指導用人單位和勞動者依法規范訂立電子勞動合同。這對于中國在人力資源管理領域推動電子合同簽約是一個里程碑。那么，電子勞動合同HR究竟該注意哪些地方呢？
1.電子勞動合同的法律效力
之前有很多企業的HR被法務部門拒絕不讓上電子勞動合同的最大理由是“地方司法機構或地方人社部門未明確認可電子勞動合同?！边@次在指引中的第二條就明確提出，依法訂立的電子勞動合同具有法律效力。因此，建議HR直接將此文分享給法務，讓法務同事及時了解當前人力資源社會保障部對電子勞動合同的支持態度。
2.電子勞動合同的平臺
指引首先明確指出，電子勞動合同應用需要通過電子勞動合同訂立平臺，確保電子勞動合同信息的訂立、生成、傳遞、儲存等符合法律法規規定，滿足真實、完整、準確、不可篡改和可追溯等要求。由這可以看出對電子勞動合同訂立平臺的專業性要求很高，建議企業采用專業的電子簽約平臺。因為很大程度上企業一方作為合同當事人卻單方面保存合同數據，法理上具有進行任何修改的能力和潛在動機。將來企業更需要注意的是，在設計整體數字化系統IT架構時，需要提前做好規劃與外部電子簽約平臺進行互動。
其次，從指引的方向來看，政府將來也會有進一步利用外部平臺大數據來提升政務效率的趨勢。有了外部存儲的電子勞動合同，在獲取相關權限的前提下，政府在辦理老百姓的落戶、社保、退休等事務時可能就再也不用員工提供勞動合同了，這能有效避免驗證紙質合同環節以及在勞動合同丟失時一系列的麻煩事。此外，從指引中我們可以看到，政府也將建設電子勞動合同平臺服務企業。
3.電子勞動合同的模板
指引中鼓勵用人單位和勞動者使用政府發布的勞動合同示范文本訂立電子勞動合同。勞動合同未載明《中華人民共和國勞動合同法》規定的勞動合同必備條款或內容違反法律法規規定的，用人單位依法承擔相應的法律責任。
關于這點，建議HR參考2019年11月25日政府發布的《勞動合同（通用）》和《勞動合同（勞務派遣）》。有了范本就可以進一步減少因為某些公司在法務上的薄弱，而產生用工風險，這樣的操作既保護了企業，同時也保護了員工。所以，以范本為基礎的勞動合同模版確定后，就可以在電子簽約應用中存儲重用。有了模版，全自動加入經過實名認證的勞動者信息后生成的電子合同，就能避免以往因為人工失誤而發生的合同關鍵信息缺失問題。
4.電子勞動合同的簽訂
指引在“電子合同的訂立”一章中基本完整描述了電子勞動合同簽訂的步驟，因此我們要確保電子合同供應商完全滿足這些步驟。確保簽訂前有告知，簽訂中需要使用電子認證服務機構頒發的數字證書和密鑰，確保身份識別，反映真實意愿，包含時間戳，簽訂后有通知，避免篡改。有了以上這些步驟的控制，將來電子勞動合同就完全具備法律效應，從一定意義上來說，電子勞動合同比紙質勞動合同更具有可信賴性。
此外，《中華人民共和國勞動合同法》還要求：建立勞動關系，應當訂立書面勞動合同。已建立勞動關系，未同時訂立書面勞動合同的，應當自用工之日起一個月內訂立書面勞動合同。用人單位自用工之日起超過一個月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的，應當向勞動者每月支付二倍的工資。所以HR需要知道合同的進展。
針對這點，HR給預入職員工發送offer確認函后，可以根據簽署狀態，包括未讀未簽、已讀未簽、已完成、合同已撤銷、合同已拒簽等，來判斷員工入職意向。已拒簽的合同可通過合同詳情查看拒簽理由，幫助HR及時把控業務狀態，降低合同簽署過程中信息了解不及時帶來的風險。但若對方由于某些原因未收到通知短信沒有完成簽署，此時需要對簽署者進行再次提醒，通知盡快完成簽署，保證合同的簽署時效。所以，在選擇電子勞動合同供應商時就需要看看以上這些功能是否能夠實現。
5.電子勞動合同的調取、存儲和應用
指引要求對于電子合同的調取、存儲和應用，能夠做到隨時獲取。這對于企業和員工來說都會非常方便，之前HR在日常工作中經常需要在檔案室翻文件調取員工勞動合同，有時還會出現無法找到一些歷史久遠的紙質合同的情況。員工也是如此，東西多了，時間長了，或者搬了次家，紙質勞動合同就找不到了，帶來了很多麻煩。有了電子勞動合同后就無需擔心這些事情，隨時隨地可以調取查看。
另外指引還提到了勞動者如需要電子勞動合同紙質文本，用人單位要至少免費提供一份，并通過蓋章等方式證明與數據電文原件一致。上上簽電子簽約平臺為員工提供了非常直觀可見的電子合同下載入口，方便下載和打印，為企業減少了回答員工一些不必要操作問題的時間。
同時，平臺的電子合同帶有查驗二維碼，可以增強查驗紙質打印件是否與電子原件一致的便捷性。
6.電子勞動合同的安全性
在今年6月國家《數據安全法》出臺后，我們就已經通過《數據安全法》9月1日施行，企業應如何應對確保業務及個人數據安全？一文分析了在電子簽約領域如何確保數據安全。
指引中要求對于電子勞動合同，需要有嚴格的保護措施，防止信息泄漏、篡改和丟失，這給以電子簽約供應商提出了更高要求。
在數據安全資質方面，指引明確提出“電子勞動合同訂立平臺及其所依賴的服務環境，要按照《信息安全等級保護管理辦法》第三級的相關要求實施網絡安全等級保護，確保平臺穩定運行，提供連續服務?！苯涍^長時間的積累和實踐，在數據安全領域已經具備相應技術、標準、措施、認證來確保數據安全。
以上就是根據最新發布的《電子勞動合同訂立指引》所進行的解讀。有了以上這些詳細指引及保障，相信企業里的法務伙伴們再也不會對電子勞動合同投反對票了，同時當電子勞動合同在人力資源管理領域全面開花結果后，HR和企業都將會省掉很多麻煩！
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