-
行業資訊
INDUSTRY INFORMATION
?事實上，eHR系統管理軟件選型并不是簡簡單單地挑選就可以了。企業需要在選型之前必須做好以下這些關鍵步驟，這樣才能讓eHR系統管理軟件選型成功。
1.eHR系統管理軟件選型成功的關鍵步驟一：確定項目組及目標
eHR系統管理軟件是人力資源管理業務與IT技術的融合，在進行選型時需要考慮的因素很多。一般來說，我們建議用戶成立一個3-7人組成的選型項目組。當項目組成立后的首要任務，是要立足企業實際，設定eHR項目的建設目標。在選型開始前沒有明確的目標，將會導致項目組浪費大量時間對一些并不適合的產品與供應商進行評估，甚至導致選擇不合適的合作伙伴。
其次，確定項目目標，需要項目組與企業高層管理者、HR管理人員、部門經理、普通員工甚至外部用戶等企業內外部與業務相關的不同角色進行充分溝通來完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的合理目標。
2.eHR系統管理軟件選型成功的關鍵步驟二：確定項目預算
確定項目預算是比較困難的。用戶擬定預算一般會參考兩種方法：一是通過了解供應商的一般報價標準來擬定；二是通過向其他已經實施過eHR系統管理軟件的同行了解項目成本情況。比較規范的做法是，在與供應商溝通前，用戶先要了解企業過去在IT系統上的投資策略，以便評估企業在IT系統建設不同環節上的投資意愿。
與此相對應，在擬定預算時，要特別注意將費用至少劃分成兩部分，即軟件系統費用、實施費用費用。軟件費用一般指軟件許可費用及每年的升級維護費用；實施費用則包括了軟件配置、數據轉換、培訓以及定制開發等方面的費用。
3.eHR系統管理軟件選型成功的關鍵步驟三：確定項目建設模式
對于IT部門力量比較強大的用戶而言，隨著eHR系統管理軟件選型工作的不斷推進，項目組成員經常會在自行開發還是外包給專業eHR系統管理軟件供應商之間艱難選擇。這是一場非常耗費精力的爭論，選型流程走到這一步，用戶不應讓這種爭論繼續下去，否則因為這個因素的不確定將使得后續選型工作遠離制定的目標。
是自行開發還是外包？可以通過回答以下幾個問題來確定答案：內部是否能為eHR項目提供所有必需的IT資源；HR部門是否有足夠的精力與專業知識來完成系統分析與設計工作，并自始至終能指導IT部門的開發工作；與企業其他業務系統相比，IT部門將賦予eHR項目怎樣的優先權；HR部門能否得到IT部門及時、高質量的服務；是否有很多特殊要求以致外部供應商提供的eHR系統不能通過實施配置來滿足企業70%以上的需求。
雖然有些用戶已經自行開發了一些簡單的eHR系統管理軟件，但外包給專業廠商是目前以及未來的主流趨勢。
4.eHR系統管理軟件選型成功的關鍵步驟四：選供應商編發RFP
在對供應商進行初選時，項目組應該著手準備RFP(需求建議書)。RFP是用戶為確保供應商理解項目的需求，并在此基礎上提供項目建議書，編制而成的需求規范。RFP不能確保用戶據此就能獲得理想的eHR解決方案，但卻可以幫助用戶發現那些接近自身需求的系統。編制RFP的過程實際上也是用戶進一步明確自己的目標與需求的過程，并以此建立起用戶與供應商深入溝通的橋梁。RFP可節省選型時間，并使得各供應商之間的比較變得更容易，可以避免一些潛在疏漏。
因此，編寫RFP十分必要。一般而言，RFP主要應包括以下幾部分內容：企業情況概述/HR管理現狀，項目的建設目標、實施范圍、需要支持的員工數量、需要支持的用戶數量，功能需求描述、性能要求，現有IT基礎設施環境描述、技術要求，項目進度要求，對供應商的報價要求等，供應商已實施過的主要用戶名單及聯系方式(至少10家以上，需要包括一批與項目組要求的規模接近或業務背景類似的用戶)，供應商答復RFP及提交項目建議書的注意事項。 一旦完成了RFP編寫，就可以將其發送給那些經初選認定的具備競標資格的供應商，并給這些供應商預留2—4周時間回應RFP。在此期間，供應商會不斷對RFP提出一些疑問，必要情況下，項目組需要就此對RFP進行修改，并以正式的形式統一通知所有參與競標的供應商。
5.eHR系統管理軟件選型成功的關鍵步驟五：評估方案建議書
供應商在正式提交方案建議書之前，用戶需要制定評估建議書的標準。通常的做法是，可以創建一個電子表格，將RFP中涉及的所有關鍵條目提取出來分類排列，根據其對用戶的重要程度而指定不同的分值權重。需要指出的是，價格的靈活性往往比較大，在后期的商務談判過程中一般都會有所變動。但報價必須在建議書里予以明示，因為這個報價將會成為未來進行價格談判的參考依據，不至于使供應商毫無根據、漫無邊際地進行價格調整。
接下來是系統演示，這為用戶與供應商創造了面對面溝通的機會。在這個階段，用戶應該掌握系統演示的主動權，準備好在適當的時候就一些關鍵問題進行提問。對供應商系統演示效果的評估主要基于RFP階段的評估標準。全部系統演示過程結束后，用戶對每一家供應商及其提供的eHR解決方案就有了直觀認識。
6.eHR系統管理軟件選型成功的關鍵步驟六：拜訪用戶或軟件測試
在與勝出的供應商進一步接觸之前，項目組應該從這些供應商提供的用戶名單中挑選并聯系2~3家典型用戶。與典型用戶聯系之前，項目組需要準備一系列有針對性的問題，問題可以圍繞該典型用戶的eHR系統應用背景、系統功能、實施效果、系統維護與應用情況、系統對需求變化的適應性、后續服務水平以及對該供應商的綜合評價等方面展開。
不過，拜訪用戶這一環節對于有些項目來說難度較大，費用開銷也較大。那么，搞一次關鍵需求測試也是一個比較理想的替代方案。供應商按照用戶預先提供的測試用例進行測試，進一步確認產品的各項性能指標，如易用性、開放性、穩定性、安全性等。這一環節的關鍵點是讓使用該模塊的工作人員參與進來，共同參與評判，防止軟件選型后，他們以各種理由拒絕使用軟件。尤其是企業的薪酬、績效等關鍵業務部門，他們往往在系統選型前已經在應用一些的小軟件，至少也在用EXCEL處理一些業務，一旦所選軟件不符合他們的意愿，他們可能會找出種種理由排斥使用新軟件，而堅持繼續使用自己的小軟件，這往往是eHR系統管理軟件應用走向失敗的一個很關鍵的原因。
7.eHR系統管理軟件選型成功的關鍵步驟七：調整方案，最后決策
通過與供應商及其用戶的現場溝通，項目組將會對RFP再次進行補充與調整，確保在前面各個環節產生的關于技術環境、系統功能、系統性能、實施計劃、報價以及售后服務等方面的各項議題得到充分考慮，并要求供應商在方案調整中進行答復或確認；除了報價之外，供應商對其他部分內容都能相對容易地做出最大限度承諾。
對供應商及其用戶的拜訪結束后，項目組事實上已經對供應商做出了大致的排名。如果這些供應商在最后一次方案調整中沒有出現明顯失誤，經過對方案的再次評估后，上述排名的印象基本上不會變化。如果排名第一的供應商明顯優于其他幾家，則可以邀請該供應商進行合同談判。但這并不代表其他幾家供應商完全喪失了機會，在前面的合同談判不順利時，其他幾家供應商就有了新的機會，因此在沒有正式簽署合同之前，不要將機會的大門對其他供應商過早關閉。
以上就是eHR系統管理軟件選型成功的七個關鍵步驟，每個步驟都是相互聯系，相互促進的，所以任何一個環節企業都不要落下，這樣才能更快速地選型和上線適合的eHR系統管理軟件，從而推動企業人力資源管理數字化進程。
關于紅海云
紅海云是中國領先的新一代人力資源管理一體化綜合解決方案提供商，核心產品紅海HCM系統，打破傳統人力資源管理系統功能模塊數據割裂的局限，從核心人力管理、勞動力管理到戰略人才管理，涵蓋人力資源業務12大模塊，百余項功能一體化布局。并通過紅海云PaaS平臺、Open API平臺、自動化運維平臺等底層數字化配套體系的賦能，讓紅海HCM系統擁有了業內領先的靈活性和可擴展性。
迄今為止，紅海云服務的客戶已成功覆蓋華北，華東、華南、西南地區市場，已有逾千家大中型企業借助紅海產品獲得領先的人力資源管理數字化能力，廣泛分布于互聯網、地產、金融、醫藥、教育，汽車、物流、新零售等行業，包括中國銀行、保利物業、石藥集團、以嶺藥業、科興生物、中金珠寶、華宇集團、祥源控股、雪松控股、真功夫、中郵金融、影兒集團、比音勒芬、曹操出行等眾多頭部企業。
