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Excel與人力資源管理系統作用的區別有哪些？盡管大部分企業對人力資源管理系統的好處是深信不疑的，但不可否認的是，還是有不少企業決策者并沒有這樣的意識，在他們看來，人力資源管理部門的各項數據只要通過嫻熟的人工通過excel呈現出來就足夠了，其實不然，人力資源管理系統絕不是excel報表的智能輸出軟件。Excel與人力資源管理系統區別甚遠。
1.智能整合的信息源
企業人力資源部門的各方面人事數據是如何保存以及查閱的呢？這可能用到自編程序、FoxBASE來計算員工工資，而使用得最普遍的就是excel了，另外，員工的個人信息涉及到的方面很多，包括學歷、出生日期、薪酬、考勤管理數據、五險一金信息、合同簽訂信息等，這些則可能會被存放在多個文件當中，有可能是excel，也有可能是word，甚至有可能只是呈現在員工入職登記的紙質表格上。像這樣極度分散的人事信息，因為過于繁多，一般來說，定期整理都不容易做到，更何況是更新。如此，人事信息的準確性就不能保證了。而設想一下，如果領導需要一份人事報表，這份報表里面的數據涉及到多個文件的內容，這是一項多復雜多耗費人力的工作就可想而知了。
如果企業使用的是人力資源管理系統，那么，一份人事報表的生成或者導出都是幾分鐘甚至一個按鍵的問題，因此說，人力資源管理系統是一個智能整合的信息源。對人力資源管理越是重視的企業越能意識到人力資源管理系統作為信息源的優勢，這對于企業的人力決策是幫助極大的。
2.方便訪問查詢的信息庫
如果沒有使用人力資源管理系統，那么，所有的人事數據的提取都將依賴于人工，很多時候就是掌握在企業的某一個員工的手中。如果領導要查閱某項數據，那么，領導需要首先找到人力資源部負責這項數據統計的某個員工，然后，這名負責的員工就會在計算機當中查找各種數據，最后匯總成報表，最后才發給領導。在這個耗時較長的過程中，出來的數據不及時不是最要緊的，最致命的是經過人工才得出的數據摻雜了人為的因素便有了被修改的可能，例如考勤管理數據，薪資管理數據。對于領導來說，這或許就是為某個員工多花花點錢的問題，然而，如果越來越多的員工知道了這種暗箱操作，那么，員工對于企業會產生怎樣的負面想法呢，連公平都無法保證的企業，還有人愿意長久地待在這里嗎？
人力資源管理系統所呈現的數據都是第一手的，是未經修改的，一旦修改，管理員通過操作日志都是可以發現的，所以，人力資源管理系統是能夠保證人事數據全面、準確、未經過濾的，是企業主以及員工都能完全信任的數據。
3.有利于企業有依據地選拔人才
在只有excel管理人力資源信息時，領導如果想要根據員工的各方面技能或者優勢來選拔人才，那么，領導必須將員工的人事檔案都翻一遍，還只能憑記憶去記住某個人有哪方面的優勢去匹配自己的選拔需求，這是不夠客觀全面的。人力資源管理系統則可以將員工的數據匯集在一起進行排序，查找，比如說領導想要在企業內部找一名英語口語非常優秀的人才，那么，只要在人力資源管理系統上的人事信息庫里條件查找就能快速定位所需人才，如果匹配的人員較多，還可以繼續根據設定的條件進行篩選，直到選出最適合的人才。
4.有利于提高企業管理水平
使用人力資源管理系統絕不僅僅是提高員工的工作效率，企業決策者必須看到的是，在實施人力資源管理系統軟件之后，經過整合的、準確、全面的信息不僅可以讓企業主對企業的人力資源狀況得到一個準確全面的認識，更是企業領導作人力決策最有價值的參考，這些都不是excel能為企業做到的！
