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員工信息檔案管理，是人事檔案的一種類型，是對員工的入職信息、員工簡歷、勞動合同、薪酬調查、移動等資料管理的統稱。員工信息檔案管理對公司來說至關重要，既是任人用人的依據，也是開展管理的支撐，必要時還能作為法律憑證。人力資源信息化管理是企業穩步發展的基石，員工檔案信息化管理數據是企業領導重要人事管理決策的重要依據。那么，使用檔案軟件管理系統管理員工信息有什么好處？
一、檔案軟件管理系統的構建
如何準確地掌握各種人力資源信息資料，根據企業的發展戰略制定恰當的人力資源發展戰略，成了企業領導們必須解決的難題。人才如何儲備和選拔，人力資源如何培訓和開發，員工業績如何考核，人員工資福利如何確定等等，都是必須要面對的問題。因此建立一個有效的檔案軟件管理系統來提高企業人力資源管理效率，減輕勞動強度，是非常重要的。
一般來說，一套典型的檔案軟件管理系統，從功能結構上應當分為三個層面：
1．基礎數據層
基礎數據層包含的是變動很小的靜態數據，主要有兩大類：一類是員工個人屬性數據，又稱為員工信息管理，它是任何人力資源管理系統必備的功能，包括員工個人基本信息、員工工作分配的信息、家庭和社會關系、合同和檔案信息、員工各種證件和證書信息等；另一類是單位數據，如組織結構、崗位設置、工資級別、管理制度等?；A數據在HR系統初始化的時候要用到，是整個系統正常運轉的基礎。
2．業務處理層
業務處理層是指對應于人力資源管理具體業務流程的系統功能，這些功能將在日常管理工作中不斷產生與積累新數據，如薪資數據、績效考核數據、培訓數據、考勤休假數據等。這些數據將成為企業掌握人力資源狀況、提高人力資源管理水平以及提供決策支持的主要數據來源。
3．決策支持層
決策支持層建立在基礎數據與大量業務數據組成的人力資源數據庫基礎之上，通過對數據的統計和分析，就能快速獲得所需信息，如工資狀況、員工考核情況等。這不僅能提高人力資源的管理效率，而且便于單位高層從總體上把握人力資源情況。
二、員工信息管理的作用
員工信息以員工個人為單元，是個人經歷、思想品德、業務能力等情況的真實記錄，客觀地反映了一個員工的真實情況。當單位按照一定的原則與方法，對員工信息進行加工整理，并由各單位的人力資源部門設專人統一保管時，就構成了員工信息管理。
員工信息管理具有如下的作用：
1．員工信息管理是單位全方位考察員工的必要手段，是人力資源管理活動中必不可少的工具之一。
2．員工信息管理為單位處理員工的有關問題提供了依據和憑證。
3．員工信息管理為單位制定人力資源管理等政策，以及人才學、心理學等學科的研究提供了原始資料。
三、員工信息管理的內容
員工信息包含的內容，單位可根據自身的需求，按不同的類別與標準進行界定。
一般來說，員工信息的內容主要包括：
1．反映員工歷史狀況的信息。主要內容有：履歷材料，自傳材料，鑒定材料，政治歷史問題的審查、甄別和復查材料，參加黨團組織的材料等。
2．反映員工現狀的信息。包括目前的個人狀況信息及與工作相關的信息，如職務、職稱、教育狀況、工作變動、工資變動、任免晉升、考核材料等，獎勵和模范先進事跡材料，處分、取消處分和甄別復查材料等。
3．反映員工個性與潛能的信息。包括興趣、特長，愛好等信息。實際上，單位可根據工作的需要或單位人員管理的情況，建立有效、實用的人員信息資料。值得強調的是員工信息內容項目繁多，但應做到規定的內容都收集在員工信息中，并且要統一信息管理的要求和規格規范，做到信息管理制度化、科學化。
四、員工信息管理的步驟和方法
1．員工信息的收集。員工信息資料的收集是由人力資源部門通過各種渠道，將有關人員歷史上形成的和近期形成的人事材料收集而成，尤其是對新招聘員工信息資料的收集。
2．員工信息的整理。員工信息的整理就是按照一定的規則、方法和程序，對收集到的單位員工的信息資料進行鑒別、歸類、排列、登記、技術處理，使之系統化、規范化、條理化。既包括對新招聘員工信息資料的整理，也包括對原有員工信息資料的整理，主要表現在鑒別、分類、編排、登記等環節，使其達到“完整、真實、精確、實用”的要求。
3．員工信息的保管。主要包括：員工信息的編號、存放；員工信息的接收、轉移及登記；員工信息的檢查和保密工作等。為了更好地保管員工信息，員工信息必須集中在
人力資源部等相關部門，任何人不得私自保存本人或他人的信息資料，同時還要建立相應的保管制度，如材料的歸檔制度、檢查與核對制度、傳遞制度、保衛保密制度、統計制度等。對員工信息資料的管理給出嚴格、科學合理的界定，避免信息丟失造成不良后果。
最后，我們不難看出檔案軟件管理系統確實能夠發揮非常重要的作用，在一個企業當中進行人力資源管理的時候，它就是通過這樣的方式進行管理的，但是除了這些之外，它還能夠發揮其他的一些作用，比如能夠對員工的各種信息進行快速的識別與讀入等等。
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