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人力管理軟件選型涉及到大筆的資金投入,因此說,人力管理軟件選型是具有較大風險的,主要涉及四個方面:一是系統的技術架構;二是系統的設計理念和功能特點;三是系統的功能滿足度;四是供應商的整體實力和實施服務能力。
從人力管理軟件系統的技術架構來看,系統是否基于主流的、代表發展方向的技術架構設計,這是一個關系到企業信息化戰略方向的問題。一個落后的技術架構將面臨與企業內其他系統無法對接,甚至可能存在被淘汰的風險。
在系統設計理念和功能特點方面,任何一個廠商都有自己的特點和專長,人力管理軟件的選擇也必須考慮企業行業和需求特點與eHR供應商的匹配性。
從系統功能滿足度來看,一款eHR產品在多大程度上實現了企業人力資源管理業務,這是需要重點考察的問題。在選型過程中,如果企業對自身管理需求整理不細致,就無法準確判斷產品的響應程度;而廠商售前人員為了拿下訂單往往也存在過度承諾的問題。如果系統功能需要大量二次開發才能滿足管理需求,又會導致成本上升、周期延長、系統穩定和升級性能下降等問題。
在廠商研發、實施、服務能力的持續性方面,廠商實力不足的極端表現就是廠商走下坡路,沒有持續的產品研發規劃,也就無法提供產品升級;實施能力不足則可能讓eHR項目被擱置起來,上線遙遙無期;服務能力不足則會讓企業在系統面臨問題的時候無法得到有效的技術支持。
系統選型風險的應對
為了應對系統選型方面的風險,企業需要做到以下三點:
第一,選擇適合自己的產品。目前市場上的廠商主要有兩大類:一類是綜合廠商;一類是專業廠商。一般來說,綜合廠商的eHR產品都是從ERP的一個模塊開始不斷發展起來的,因此在集成性能上具有極大優勢,但是利弊相生,其靈活性則具有一定劣勢。因為ERP的設計思想就是規范和固化,其底層架構決定了eHR也不能根據企業個性化需要進行過多調整,且調整成本高昂。但是人力資源管理卻具有較強的企業個性化特征,且經常隨情況變革,因此,靈活性是人力管理軟件的一項重要性能。
各專業廠商產品則由于各自發展起點和路徑不同,導致其對不同行業具有差異化的優勢,以及由于發展速度不同導致實力差異。國際廠商較為強調規范化,對企業人力資源管理水平要求較高,其服務對象也主要是進入中國的跨國公司。國內廠商由于多年來的市場競爭和不斷洗牌與重組,目前主要廠商的產品都具有一定特色,有些側重于制造業,有些則側重于高科技、中大型企業集團。
第二,關注功能滿足度。除了前面提到的技術結構、部署模式等問題(這些問題往往是信息部門從IT技術的角度進行把關)需要明確外,任何廠商的產品,都必須接受功能滿足度的考量。這就要求企業在前期能夠較為全面地梳理管理需求,并要求廠商對這些需求進行逐一應答,如果有必要的話還可以針對關鍵需求進行深入溝通和功能測試。需要注意的是,軟件廠商在銷售階段為了成交往往存在過度承諾的問題,事實上這種傾向不僅損害了企業的利益,也因為增加了自身交付難度而增加了廠商的風險。
第三,關注廠商的綜合實力。如前所述,廠商的綜合實力怎樣關系到其能否提供有效的產品實施以及持續的升級和技術支持服務,因為企業在系統建成后不可能輕易廢止和替換,雙方一旦合作,實際上就形成了長期伙伴關系,可持續性變得非常重要。在招標中,大量企業都會要求廠商提供近年的財務報表,以判斷其發展健康狀況,這一點絕不是走過場。
人力管理軟件選型有風險,但這些風險并非無法避免的,做到未雨綢繆,全面考慮,及時應對,便能化險為夷,至少能夠把損失降到更低一些。