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hr系統存在的問題有哪些？有效地控制成本，是每個企業都十分重視的問題。在需要長期不斷地進行投入的企業信息化建設方面，怎樣在選擇合適的hr系統前提下，有效地降低各種費用，避免各種資源的無謂浪費，盡量減少各種計劃外成本的出現，控制hr系統應用的總成本也顯得很重要。這其中如何從選型開始，有效地降低成本，也是引起大家重視的問題。
此次本報邀請山東東阿阿膠股份有限公司信息技術部部長沈渴望、中國南方航空股份有限公司計算機中心朱琳，以及陳公杰，一起就hr系統應用選型成本應該包括哪些內容？其中哪些部分是最重要的部分？選型成本中最容易被忽視的是哪部分？用戶如何用最少的成本選擇到正確的信息系統產品？一次到位與分階段選擇的選型方式那種成本更低？選型失敗后立即重選還是就此補救，兩種成本孰高孰低等問題進行了探討。
1.hr系統選型成本內容
主持人hr系統應用選型成本包括哪些內容？哪部分是最重要的？
用戶1：應該包括硬件和軟件費用，最重頭的是應用軟件消耗的成本。
用戶2：除了軟件、硬件以及服務費用外，人力資源成本，時間成本等都應該包括在內。重要性都一樣，不存在厚此薄彼的情況。
廠商：最重要的部分在于hr系統應用選型給企業帶來的機會成本。
沈渴望：hr系統應用的選型成本中應該包括有支持所有應用所需要購買的硬件和軟件的費用，包括應用軟件和平臺支撐軟件；另外還應該包括系統實施所需要的費用以及后期支撐費，也就是hr系統正常運行時的維護、升級費用；當然還有一些其他的隱性成本。在這其中，最重頭的應該是應用軟件所消耗的成本，因為我認為應用軟件是信息化建設的靈魂，如果沒有合適的應用軟件，其它部分的作用根本無法發揮，所以需要在應用軟件的選型上投入更多的精力和成本，才能使質量有所保障。而其它部分的選擇相對要簡單一些，選型成本要小得多。無論系統怎樣更換，應用軟件選型的成本永遠是最重要的部分。
朱琳：我認為選型成本除了購買軟件、硬件以及服務的費用之外，與此相關的一些直接的人力資源成本，以及時間成本等都應該包括在內。而這些內容都是選型成本的重要組成部分，重要性都一樣，不存在厚此薄彼的情況。我對選型成本的理解就是為了選擇一個能夠產生效益的系統所需要的成本，而要產生效益，上面所提到的所有的部分都缺一不可。雖然在不同的項目中可能有不同的關注重點，但總體說來沒有太嚴格的區分。試想一下，如果因為要節省成本，就在硬件網絡等方面因陋就簡，或者在人員配備、時間安排上捉襟見肘，能保證eHR應用的穩定性嗎？
陳公杰：上面所提到的購買軟硬件、差旅費、人員、時間等內容，我認為都屬于選型成本中能直接看到的部分。但我覺得選型成本中更重要一點在于hr系統應用選型給企業帶來的機會成本。用戶選型的目的是希望選擇合適的產品來解決目前存在的問題，如果選對了，能夠為用戶未來的發展帶來更多的機會。而這里也同時意味著會存在一種風險，也就是選型失敗使企業失去了這些機會，減少了本應有可能得到的收益，我覺得這方面其實是更為巨大的成本。hr系統應用對任何企業都是一個長期作用，可能會影響到企業5～10年的發展，而這些都是無法直接看到的。
2.hr系統選型最容易忽視的環節
主持人：企業在進行hr系統應用選型時，最容易忽視的環節是哪部分？
用戶1：用戶經常會忽視廠商的可持續服務與發展能力，這其實也是成本中比較重要的一部分。
用戶2：在選型成本中最容易被忽視的是，現在選擇的產品會不會在此產品應有的生命周期內被取代。
廠商：對服務成本大家往往考慮得不夠全面。
沈渴望：用戶經常會忽視廠商的可持續服務與發展能力，這其實也是成本中比較重要的一部分。廠商沒有長遠的服務能力會給用戶未來的應用帶來許多麻煩甚至是不可估量的損失，這在無形中就增加了成本；而如果廠商未來不能順利的發展，其產品性能能否持續進步就是一個大問題，用戶未來就有可能需要花費更多的成本來解決這個問題。
朱琳：在選型成本中最容易被忽視的是，現在選擇的產品會不會在此產品應有的生命周期內被取代，或者因為新的總體需求如企業內部整合等原因而被調整，在此更替中發生的有形及無形的成本也應被預計到選型成本中。系統的更替肯定會影響到企業的經營，而系統的更替還要冒著一定的風險，諸如系統崩潰、員工管理、考勤管理、薪酬管理等數據丟失情況。這些都是必須計入到選型成本里面的，然而很多用戶在最初選型時都沒意識到這一點。
陳公杰：實際上對服務成本大家往往考慮得不夠全面。我不是指大家忽視了購買服務的費用，而是說往往用戶會對未來將出現的服務成本是否合理缺乏警覺?，F在hr系統應用過程中，用戶基本上都認可了服務收費的方式，但這種情況下還需要考慮未來接受服務的成本是否能夠接受。也就是要考慮選擇不同的產品時，要注意其服務需要花費的成本是有所區別的。一方面，與自身需求相匹配的產品，服務成本會較低；另一方面，如果選擇的產品功能大于自己的需求，對用戶來說不一定是好事，在后續的運行維護與支持上，反而會無形的增加一些服務的成本。這方面成本往往可能會很容易被忽略掉。
3.如何用低成本選擇合適hr系統
主持人：貴企業在做hr系統應用選型決策時，如何用最少的成本選擇到最合適的產品？
用戶1：選擇成熟的產品，其最終的成本往往還要低一些。不僅在性價比上，而且在可擴展性與結構靈動性上多方面考慮。
用戶2：關鍵是要制定正確的選型策略以及遵循規范的選型流程。
廠商：最首要的一條就是用戶必須明確需求。
沈渴望：一方面不要急于求成和急于應用，應慎重考察廠商的產品性能，最重要的是看這個產品在同行業有沒有成熟的成功案例，最好不要讓自己成為廠商的試用案例，那樣風險會更大?，F在經常有這種情況，一些廠商推出新的產品或者方案的時候，經常采取宣傳炒作的方法，其中往往帶有許多水分，而并沒有經過實際應用的檢驗；而此時用戶只需較少的費用就可以應用一些不太成熟的產品，廠商利用這個機會也可以進行一些產品功能改進，這種方式表面上看起來用戶的花費不多，實際上解決一些后續出現的問題，所付出的成本反而更高。選擇成熟的產品，其最終的成本往往還要低一些。另外考察產品時應會同應用部門一起，必要時可聘請專家參與，不僅在性價比上，而且在可擴展性與結構靈動性上多方面考慮。這樣才能有效地降低一些后續成本。
朱琳：在企業內部人員對目標領域的發展狀況和供應商比較熟悉的時候，可以直接選招合適的廠商，并進行自己的判斷。在企業內部人員對某些領域的信息不夠了解的時候，咨詢專業的服務商是個不錯的選擇。這其中關鍵是要制定正確的選型策略以及遵循規范的選型流程。這能夠幫助企業挑選到合適的解決方案和供應商，提高選型成功率，縮短選型周期，降低選型成本。成立專門的選型委員會，提高管理層對選型的重視，在各個階段采用合適的方式方法，都能幫助降低選型成本。
陳公杰：要想真正有效地降低選型成本，我認為最首要的一條就是用戶必須明確需求。不僅明白自己想要達到的目標，還要清楚自己所能接受的成本范圍。許多時候用戶的選型是從盲目尋找產品開始的，而對自己的需求和hr系統真正的作用并不明確。這樣往往花費了很長一段時間后，雖然選擇了一個產品，但最終的結果還是可能會失敗。這樣一方面造成了選型過程中時間、精力等一些成本的浪費，另一方面無疑增大了風險成本。另外，在能接受的范圍內尋找合適的方案，也是避免增加選型成本，造成無謂浪費所需要重視的關鍵。
4.哪種hr系統選型方式成本低
主持人：一次到位與分階段選擇的選型方式哪種對企業來說成本更低？
用戶1：我更傾向于一步到位的方式，更換hr系統的成本巨大。
用戶2：我不同意一步到位的選型方法。挑選符合企業狀況的解決方案，才是降低選型成本的最佳方法。
廠商：希望企業能選擇一步到位的方式。
沈渴望：現在我更傾向于一步到位的方式，這就如同買電視或家居時，先選擇低檔或便宜的然后再換高檔產品的方式會造成浪費一樣，在更換eHR系統的過程中用戶所需要付出的成本也是巨大的。每次的系統更新都會伴隨著兩套系統并行和雙倍的工作量，每一次產品更替都會給用戶帶來不小的痛苦，甚至后續影響會延續好幾年，一些隱性的成本如人員、時間、精力等實在太高。所以應該盡可能一步到位地選擇功能強的系統，才能有效地控制這些成本的發生。
朱琳：我不同意一步到位的選型方法。選型的根本目的在于挑選合適的解決方案，這個方案要符合企業現在的管理水平，同時又要能夠引導一定程度上企業管理水平的提升。過度超前的選擇，企業的結構、人員、工作方式等往往都需要打亂重建，需要付出的代價是非常大的，大部分的企業都很難應對這樣的風險。因此，不能盲目追求完美解決方案，也不能僅局限于企業目前的狀況?？紤]企業所處的具體情況，對企業目前的管理水平階段有清醒的認識，對將來的發展趨勢有正確的判斷，挑選符合企業狀況的解決方案，才是降低選型成本的最佳方法。
陳公杰：從企業自身的角度來講，hr系統應用的生命周期通常都是五年到十年，頻繁的更換對企業來講只會增加一些額外的成本。雖然企業選擇hr系統應用時，因為受自身人力、資源，以及對新事物接受程度的限制，往往采取分階段、分步驟的作法，但從我個人的觀點來說還是希望企業能選擇一步到位的方式。在資金不是一個大問題的情況下，我建議用戶不要采取更換系統的方式。其實系統的更換是不增加任何價值的，帶來的只是花重復的時間，進行兩次重復的勞動。對于用戶來說，不必要的重復就是額外的、應該避免的成本。
5.系統不適合，要重選型還是補救
主持人：如果系統不合適，是應該馬上重行選型，還是盡量在現有系統上進行補救？兩種方法的成本孰高孰低？
用戶1：在沒有大損失的前提下，應該馬上重新選型。長痛不如短痛。
用戶2：如果應用已到一定階段，首先要考慮在現有應用基礎上補救。
廠商：其實并沒有一個絕對的標準。
沈渴望：如果發現選擇的hr系統應用產品不合適甚至應用效果未達到預期，在沒有大損失的前提下，我認為應該馬上重新選型。長痛不如短痛，發現了問題就應快刀斬亂麻，迅速處理，否則影響更大，后果更嚴重，給企業帶來的損失也更大。采取補救方式的成本相對來說往往要昂貴得多，就像建一座結構不合理的樓房，在原有基礎上左修右補，反而會更不牢固，帶來更大的潛在危害。
朱琳：在hr系統應用早期，選型失誤未造成損失的時候當然是重行選型比較好。如果應用已到一定階段，我的意見還是首先要考慮能否在現有應用基礎上進行補救，盡量拉近現有系統和需求之間的距離，這時補救的成本不會很高，因為合作伙伴也會意識到這個問題的嚴重性而努力配合。如果不對存在的問題進行補救，那么選型失誤造成的損失將是完全而徹底的。對于用戶來說，同樣意味著浪費。對參與hr系統應用的人員，同樣存在著許多不利的影響。比較實際的作法是，先盡量維持和補救現有的應用，然后未來慢慢采用合適的解決方案來替換掉現有的系統。
陳公杰：這其中其實并沒有一個絕對的標準。從成本的角度來看，關鍵在于現有系統與核心業務需求的差異有多大。如果企業現有的hr系統應用不僅是對業務沒有幫助，而且成為業務發展的障礙時，我的建議就是要趕快更換，因為這不僅僅是購買成本的問題，而是不這樣做的話，企業會喪失許多能隨之而來的投資回報，意味著機會成本的增大。
6.主持人手記
又是年初，新的一輪hr系統建設周期又將開始。許多企業的信息部門在這個時候已基本確認本年度的工作重點，明確了hr系統建設的主要內容，隨之而來的就是hr系統選型工作。在這個所有企業都提倡開源節流的年代，如何能做到“少花錢，多辦事”，是每一個企業信息部門領導心里長期繃著的一根弦。
其實有許多用戶在下意識里還是將成本簡單地理解成為各種費用和消耗的集合。的確，花出去的錢，消耗的精力，損失的時間，都是讓人實實在在能感受到的現實。成本如此之大，一定要選擇出一個真正適合企業自身需求的產品或解決方案，以避免不必要的損失，這才是“民心所向”。因此，大多數的用戶在eHR應用選型上，還都是抱著謹慎的態度，這的確是無可厚非。
但是，在記者以往接觸過的眾多用戶中，有一種現象卻一直存在。一些企業有著選擇信息化產品的需求，但是選擇的過程卻“路漫漫其修遠兮”，從開始在市場上了解相關產品到最終決策，整個過程經常一拖再拖，最長有達兩年以上者。這種情況往往會有多方面原因的影響，但一般都有一個同樣的原因，“這山望著那山高”。用戶總希望能尋找到一個性價比更高的產品：“同樣能滿足自己的需求，下一個廠商的價格是否可以更低呢？”
其實，出現這種情況記者覺得只能有兩種解釋。一種企業對這項需求真的是不迫切；另一種是市場上能滿足自身需求的產品價格的確令企業難以承受。如果是第一種原因，那企業與其花這么多精力在這做無用功，還不如省下這部分成本，投入到真正需要的地方去。如果是第二種原因，筆者認為企業不要非得吊在這一棵樹上，選擇一個功能相對簡單，價格相對便宜的hr系統先應用起來，小成本出大效果，不是更好嗎？
