人才之爭是市場競爭中的核心內容之一。為了穩定軍心并不斷吸納優秀人才，企業必須采用現代化的人才管理方法。因此，先進的人力資源管理系統越來越引人注目。
　　隨著市場競爭的日趨激烈，人已成為實現企業自身戰略目標的一個非常關鍵的因素。企業中人心的向背和員工對工作的投入程度在很大程度上決定了該企業的興衰與成敗。如何能保持本企業員工的工作責任感，激勵他們的工作熱情，減少人材的流失，已成為困擾企業主管和人力資源經理的一個日益尖銳的問題。企業管理從根本上來講就是對人的管理?，F在“公平、公正、合理”的企業管理原則已為不少企業所采納。但是，要實現“公平、公正、合理”決非易事，它不是僅靠規章制度和政策就可以解決的。通過建立透明、相容、一致、易查和全面的人力資源信息系統，將與人相關的信息統一地管理起來，才有可能為“公平、公正、合理”原則的實現，以及企業在運作和勞資糾紛諸方面的風險規避等建立一套科學的保障體系。
　　一、人力資源管理系統(HRMS)簡介
　　人力資源管理系統的發展歷史可以追溯到20世紀60年代末期。由于當時計算機技術已經進入實用階段，同時大型企業用手工來計算和發放薪資既費時費力又非常容易出差錯，為了解決這個矛盾，第一代的人力資源管理系統應運而生。當時由于技術條件和需求的限制，用戶非常少，而且那種系統充其量也只不過是一種自動計算薪資的工具，既不包含非財務的信息，也不包含薪資的歷史信息，幾乎沒有報表生成功能和薪資數據分析功能。但是，它的出現為人力資源的管理展示了美好的前景，即用計算機的高速度和自動化來替代手工的巨大工作量，用計算機的高準確性來避免手工的錯誤和誤差，使大規模集中處理大型企業的薪資成為可能。
　　第二代的人力資源管理系統出現于20世紀70年代末。由于計算機技術的飛速發展，無論是計算機的普及性，還是計算機系統工具和數據庫技術的發展，都為人力資源管理系統的階段性發展提供了可能。第二代人力資源管理系統基本上解決了第一代系統的主要缺陷，對非財務的人力資源信息和薪資的歷史信息都給予了考慮，其報表生成和薪資數據分析功能也都有了較大的改善。但這一代的系統主要是由計算機專業人員開發研制的，未能系統地考慮人力資源的需求和理念，而且其非財務的人力資源信息也不夠系統和全面。
　　人力資源管理系統的革命性變革出現在20世紀90年代末。由于市場競爭的需要，如何吸引和留住人才，激發員工的創造性、工作責任感和工作熱情已成為關系企業興衰的重要因素，人才已經成為企業最重要的資產之一的“公正、公平、合理”的企業管理理念和企業管理水平的提高，使社會對人力資源管理系統有了更高的需求；同時由于個人電腦的普及，數據庫技術、客戶/服務器技術，特別是Internet/Intranet技術的發展，使得第三代人力資源管理系統的出現成為必然。第三代人力資源管理系統的特點是從人力資源管理的角度出發，用集中的數據庫將幾乎所有與人力資源相關的數據（如薪資福利、招聘、個人職業生涯的設計、培訓、職位管理、績效管理、崗位描述、個人信息和歷史資料）統一管理起來，形成了集成的信息源。友好的用戶界面，強有力的報表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力資源管理人員得以擺脫繁重的日常工作，集中精力從戰略的角度來考慮企業人力資源規劃和政策。
　　二、人力資源管理功能
　　近幾年來，國內外與人力資源管理有關的系統和程序的發展都非常迅速，眾多軟件如雨后春筍般地不斷涌現。這些軟件盡管各有特點，但從功能上來分析，大致可分為如下五種：
　　1．薪資和福利計算程序。這類程序通?？捎糜诠芾砥髽I薪資和福利計算的全過程，其中包括企業的薪資和福利政策設定、自動計算個人所得稅、自動計算社會保險等代扣代繳項目。通常，這些程序還可以根據公司的政策設置并計算由于年假、事假、病假、婚假、喪假等帶薪假期以及遲到、早退、曠工等形成的對薪資和福利的扣減，能夠設定企業的成本中心并按成本中心將薪資和總賬連接起來，直接生成總賬憑證，還能存儲完整的歷史信息供查詢和生成報表；這類系統也可處理部分簡單的人事信息。
　　2．培訓管理系統。如何能留住人才一直是困擾企業主管的難題。諾基亞中國學院曾做過一次調查分析，其結果是培訓機會僅列在個人事業發展空間之后，在保持人才留用的諸多因素中位居第二。由此可見培訓對于留住人才的重要性。同時，培訓也是改進企業服務、產品質量、工作效率的有效途徑之一。培訓管理系統一般通過培訓需求調查、預算控制、結果評估和反饋以及培訓結果記載等手段，實現培訓管理的科學化，并且和人力資源信息有機地聯系起來，為企業人力資源的配備和員工的升遷提供科學的依據。
　　在此值得一提的是，雖然嚴格地講，基于計算機的培訓管理系統不能歸于人力資源管理系統，但由于學員可以不受時間、地點和教員講課水平的限制，自學后通過聯機考試，其結果也可以記入人力資源管理系統中，因而受到很多公司的青睞。不少公司甚至自己組織力量投資開發專用的培訓軟件?，F在，“線上學習”(e-learning)如同Internet一樣，正在風靡全球，它不僅可以節約可觀的訓練費用和人力投資，而且，正在給傳統的培訓業造成一定的沖擊。有人甚至斷言“線上學習”將成為未來的主要學習途徑。
　　3．考勤管理程序。為了有效地記載員工的出勤情況，很多企業購置了打卡機、考勤機等設備?？记诠芾沓绦蛞话愣寂c這些設備相接，根據事先編排的班次信息，過濾掉錯誤數據，生成較為清晰的員工出勤報告，并可轉入薪資和福利程序中，使考勤數據與薪資計算直接掛鉤。其生成的文檔還可作為歷史信息保存，用于分析、統計和查詢。
　　4．人力資源管理系統。人力資源管理系統從科學的人力資源管理角度出發，從企業的人力資源規劃開始，一般包括招聘、崗位描述、培訓、技能、績效評估、個人信息、薪資和福利、各種假期、到離職等與員工個人相關的信息，并以一種相容的、一致的、共享的、易訪問和檢取的方式儲存到集中的數據庫中，從而將企業內員工的信息統一地管理起來。其靈活的報表生成功能和分析功能使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來，將精力放到更富有挑戰性和創造性的人力資源分析、規劃、員工激勵和戰略等工作中去。完整的歷史信息記載了員工從面試開始到離職整個周期的薪資、福利、崗位變遷、績效等信息。同時由于這類系統可管理較全面的人力資源和薪資數據，因而還可以生成許多綜合性的報表供企業決策人員參考，如生成按崗位的平均歷史薪資圖表，員工配備情況的分析圖表，個人績效與學歷、技能、工作經驗、接受過的培訓等關系的分析等等。
　　5．eHR。Internet/Intranet不僅沖擊了傳統的市場、供應、銷售和服務等領域，也給人力資源管理帶來了新的挑戰和機遇。eHR實際上是一種基于Internet/Intranet的人力資源管理系統。為了將人力資源管理人員從繁重瑣碎的日常事務性工作中解脫出來，eHR強調員工的自助服務，如果員工的個人信息發生了變化，他本人就可以去更新自己的信息，經過一定的批準程序即可生效。同樣，對于培訓、假期申請、報銷等日常的行政事務也可作類似處理。這樣不僅減輕了人力資源管理人員用于數據采集、確認和更新的工作量，也較好地保證了數據的質量和數據更新的速度。而且由于Internet不受時間和地理位置的限制，即使經理遠在國外，他也可以及時地處理其員工的各種申請，不會因為人不在公司而影響工作。同時，公司的各種政策、制度、通知和培訓資料也可通過這種渠道來發布，有效地改善了公司內部溝通途徑。eHR對公司的硬件環境、員工的素質和公司的管理水平都提出了較高的要求；這是eHR在現階段發展的一個最主要的制約因素。
　　此外，還有一些較為專用的系統，如用于福利管理和規劃的專用程序等，在此不一一列舉。
　　三、應用人力資源管理系統的作用
　　現在不少企業管理人員已經認識到采用人力資源管理系統的必要性，紛紛開發或選購適合本企業特點的人力資源管理系統。但是，仍有不少企業決策者對人力資源管理系統還沒有一個比較清楚的認識，他們往往認為只要將員工的信息輸入計算機，再用Excel或Word打印出漂亮的報表就行了。事實上，前后兩種應用途徑大相徑庭。
　　1、整合的、集中的信息源
　　首先，我們可以反思一下，企業里現有有關人力資源方面的信息是如何保存和查找的？可能會用自編程序、FoxBase或Excel來計算員工的工資，而員工的養老金信息、合同信息、個人信息等可能被存放于多個Word或Excel文件中或打印出來放在文件柜里。這種分散的信息源，在信息的采集、整理和更新時會產生許多重復的工作，造成人工浪費，其保存和查找也是一個相當困難的過程，而要使所有的信息得到及時的更新從而保持相容的狀態則幾乎是不可能的。當政府部門、股東或上級機構需要一份報表時，往往會從計算工資的文件里得到最新的員工人數和姓名，從另一個文件里獲得他們的合同信息，再從其他文件里獲取他們的年齡、生日、教育、性別等信息。由于它們都是分散保留的，因此將這些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存儲造成信息不一致或不完全的情況，則更令人束手無策。時常會出現憑記憶或拍腦袋，人為“調平”數據的現象。而采用人力資源管理系統，就可以用集中的數據庫將與人力資源管理相關的信息全面、有機地聯系起來，有效地減少了信息更新和查找中的重復勞動，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來不可能提供的分析報告成了可能。
　　2、易訪問、易查詢的信息庫
　　在沒有采用和實施人力資源管理系統之前，當企業管理人員要統計數字時，往往依賴于某個人或某些人來獲取。首先是找到人力資源部的相關人員，由他們從不同的計算機文件、打印件或檔案柜中查找相關的信息，再匯總后提交。這種依賴于人的過程往往會因為花費的時間較長或某個人不在辦公室而不能及時完成。在采用和實施人力資源管理系統之后，就會將依賴于人的過程改為依賴于計算機系統的過程。企業管理人員只要獲取了相應的權限，就可以隨時進入系統，直接查閱相應的信息。如某廠在采用和實施人力資源管理系統之后，一位老總在隨意瀏覽全廠人事信息時，偶然發現某位員工在某月有多天的加班工資，而他記得該員工曾在該月請了多天病假。這種現象其負面影響往往會遠遠超出幾十塊錢的加班費。試想一下，如果同部門的另一位員工也請了若干天的病假并且被扣了部分病假工資，那么這位員工會如何對待工作？其他員工又會有什么樣的想法？像這種審計過程，在沒有人力資源管理系統支持之前幾乎不可能實現。企業的老總可能會因為工作的繁忙而無暇顧及“小事”，也可能會因為其他因素不便細查，或者他也想不到會有某種舞弊的現象存在。而人事部門提供的報告畢竟只是靜態的、匯總的，可能是經過人為過濾的和一個側面的信息。實施了人力資源管理系統之后，老總也許只是利用五分鐘的空閑時間就可以瀏覽一下系統，不僅可以得到較為全面的、詳細的、未經過濾的第一手人事信息，發現不公平的現象，甚至還可以從中得到某些靈感和啟發，從而改進企業的管理。這種透明性還可以規避企業管理中潛在的風險。
　　3、有利于體現公平性原則，留住人才
　　不少企業都不同程度上存在著人才流失現象；對此，除了抱怨外部環境以外，往往拿不出較為有效的辦法。人才流失除了因為薪資因素之外，還有很多其他因素，如工作環境、領導公平與否、培訓機會和個人前途等等?，F在不少人利用業余時間學習了很多的課程，得到了證書，有了一技之長。但是，按以往的情形，除了有機會在領導面前顯示外，他很難得到相應的崗位和報酬。同時，在掌握了充分的技能之后，該員工也不會安心現在的崗位，結果是遠走高飛。如果將技能輸入人力資源管理系統，在某個崗位需要人時，先搜尋一下企業內部是否有合適的人選，這樣也許會留住一部分人才。再如，在提拔干部時，是根據誰在領導面前表現得多，還是根據他的知識、技能和以往的績效呢？體現公平原則不僅在于選拔出合適的人才，而且它還給員工一種暗示：個人在本企業的前途不在于是否善于在領導面前表現，而是在于個人的努力程度，從而達到激勵員工的目的。體現公平性原則不應只是一句口號，它需要企業在制度上予以保證和必要的系統工具支持。人力資源管理系統就是一種非常有效的輔助工具。
　　4、提高管理水平
　　采用和實施人力資源管理系統不僅僅是為了提高工作效率。應該看到，在實施人力資源管理系統后，經過整合的、較為全面、準確、一致和相容的信息不僅可以讓企業領導對本企業人力資源的現狀有一個比較全面和準確的認識，同時也可以生成綜合的分析報表供企業領導人在決策時參考。如在薪資普調或薪資體系變更前，生成按崗位的歷史薪資分析報告等，可輔助企業領導決策科學化。
　　實施人力資源管理系統的過程本身也包含著回顧企業本身的機構和崗位設置、管理流程、薪資體系等等，并根據軟件中所蘊含的先進管理思想來改變現行的體系。在實施的過程中可以看到這樣一種現象：管理水平相對完善的企業，實施工作往往會比管理水平相對較低的企業容易；而管理水平較低的企業在實施過程中也會迅速地暴露出本企業在人力資源管理中存在的問題。同時，實施過程也是一個反思先行制度，重組、改進和提高管理水平的契機。
　　另外需要說明的一點是，信息的透明和安全是一對矛盾的兩個方面。人力資源管理系統的安全性設計使得機密的人事薪資信息處在一種“受控”狀態下的透明。只有得到系統授權的用戶才可以訪問被允許獲取的信息。因此，我們不需要擔心會因為采用人力資源管理系統而降低了人事薪資信息的保密性，相反，信息的安全性會因為人力資源管理系統的采用而得到加強。
　　四、關于人力資源管理系統的四個誤區
　　1、缺乏長遠的戰略眼光
　　有些企業領導人在人力資源管理中缺乏長遠的戰略眼光，認識不到采用和實施人力資源管理系統的重要性。他們或者只顧眼前利益，認為人力資源管理系統是一種“錦上添花”的項目，沒有緊迫感；或者對人力資源管理系統缺乏認識，自以為自己也已采用了人力資源管理系統，殊不知他們實質上只是采用了帶有部分人事數據的簡單薪資處理軟件（這類系統大部分甚至還未達到20世紀70年代末的水平）；還有些企業在選取人力資源管理系統時，只考慮滿足當前的需求，而且考慮價格因素多于系統功能，這樣選取的系統會后患無窮，不僅現在缺乏指導價值，將來隨著企業的發展和管理水平的提高，也會阻礙企業的進步，屆時要想改換其他的系統會比現在還要痛苦。
　　2、人力資源管理系統是一個拿來即用的軟件
　　由于缺乏對系統實施工作的重要性和艱巨性的認識，將人力資源管理系統混同于一個普通的軟件，沒有統一的規劃和項目組織，邊用邊開發，使系統的實施處于一種混亂的狀態。其結果，不僅會使整個系統的開發缺乏堅實的基礎，造成數據的重復、不相容和不全面；同時會造成相關人員和部門在數據采集和確認中進行重復勞動，增加了工作量，使他們產生怨言。如果數據更新不及時或不能有效地更新數據，還會使得以前的勞動前功盡棄，嚴重挫傷實施人員的工作積極性。而數據采集得不夠全面，在領導需要某些分析報告時不能及時提供，也會讓領導對項目的成效和實施人員的工作產生懷疑，對整個項目產生不利的影響。
　　3、不顧實力自己開發人力資源管理系統
　　有些企業出于種種考慮，不顧自己的實力，組織一些人自己開發所謂的人力資源管理軟件。要想使自己開發的軟件投入實際運行，便于人力資源部門人員的使用并在以后能根據實際需要不斷更新，其用于維護、文檔編寫、調試和排錯等等所花費的人力、物力、財力姑且不論(肯定會遠遠超過購買商品化軟件所需的成本)，問題是在于，如何將現代人力資源管理的理念和計算機技術有效地集合起來，從長遠、系統和發展的眼光來進行全面的系統分析和設計并不是一件輕而易舉的事?；A打得不好，會給將來的工作留下禍根，而且很有可能會導致整個項目的失敗。
　　4、盲目依靠銷售商的實施顧問
　　現在幾乎所有人力資源管理軟件的銷售商都提供實施顧問。誠然，由他們提供必要的培訓和咨詢是有益的，但過分依賴他們是不可取的。除了費用和響應時間方面的因素之外，企業的相關設置不可能一成不變，而銷售商的實施顧問不可能長時間地熟悉某個企業人力資源管理系統的詳細設置。企業應該立足于自己，建立包括計算機人員和人力資源管理人員在內的項目核心小組，只有他們才是企業可以依靠的對象。
　　五、人力資源管理系統實施的特點及注意事項
　　要想通過人力資源管理系統來提高企業的管理水平，光是選取一個好的或比較好的、適合本企業特點的人力資源管理軟件還是遠遠不夠的。人力資源管理軟件通常只是一個通用的系統框架，它提供諸如報表生成、查詢、宏，等等輔助工具來協助使用者工作。作為一種通用的系統，它適用于多種行業和企業的需要，能夠處理各種各樣包括規范的和不規范的、普遍存在的和特殊的、相對簡單的和錯綜復雜的情景。因此，實施中根據企業的實際情況和企業所在地的政策法規，進行給這個骨架里添血添肉的工作就非常重要。毫不夸張地說，人力資源管理系統項目成功與否的關鍵就在于這種被稱為實施過程添血添肉的工作。
　　由于人力資源管理系統管理的是所有與人相關的數據，信息量大，變化頻繁，內部關聯性較弱，數據的采集、確認、更新和檢查都比較困難，而且其管理的信息與員工的切身利益密切相關，特別是工資計算不能有任何錯誤，因此，實施工作尤為繁瑣和困難，其難度和工作量遠遠大于一般人的預計。根據實施經驗，筆者認為，為了最大限度地提高企業的人力資源管理水平，成功地實施人力資源管理系統，需要特別注意以下七點：
　　1．主要領導的理解和全力支持。
　　人力資源管理系統的實施不只是人事部門或計算機部門的事。為了保證數據的完整、準確和及時，需要企業內各個部門和全體員工的積極配合。同時，采用人力資源管理軟件，需要在充分回顧企業政策的基礎上，根據先進的人力資源管理理念，從程序到操作進行全面改進。所有這些工作，如沒有企業決策層的參與是很難實現的。
　　2．培訓。
　　要想使人力資源管理系統真正地發揮應有的效用，必須通過培訓轉變人們特別是中高層領導的思維方式和行為方式。要讓他們學會并習慣于通過系統來進行科學的管理，而不是決策憑感覺，分析憑經驗。培訓不光要使中高層領導明白采用人力資源管理系統的好處，更重要的是使他們了解系統的功能和系統的運行方式，學習軟件系統中蘊涵的先進理念，主動積極地反思現行的體系，探討改進的方案。
　　3．改進企業的相關制度和信息結構。
　　由于歷史的原因和條件的局限，很多企業現行的相關制度、人事相關信息的組成和報表不盡合理和科學。而實施人力資源管理系統正是一個非常好的契機來回顧本企業不合理、不科學或不符合國家相關法律和規章的地方，重新合理地組織人事相關信息和報表，從而減少企業運行的潛在風險，將人力資源部員工的工作放在刀刃上。因此，實施人力資源軟件不應只是單純地將現行的制度和報表計算機化，而是應該充分地回顧本企業的相關政策和信息組成，去掉不合理的成分，將改進的建議報告給企業的決策領導并爭取付諸實施。
　　4．明確項目的實施目標。
　　在項目的初期，應該明確：整個項目的實施計劃和目標，需要采集的數據，需要保留的歷史信息，現有數據如何規范化，以及項目實施的時間和進度安排等等。
　　5．組織精悍的項目實施小組。
　　項目實施小組人員的組成應包括企業管理人員，人事、薪資、計算機專業人員，他們將負責整個項目的組織協調、進度控制、數據分析和數據有效性的檢查，提供相關建議，培訓其他人員，建立系統和檢查各部門的運行程序。項目實施小組應明確每個小組成員的工作職責。他們也將是該企業運行人力資源管理系統的主要骨干和技術支持。
　　6．測試軟件功能。
　　項目實施小組在明確實施目標和進度后，一項重要的任務就是根據實施目標全面測試購買的軟件系統，爭取在三個月內將軟件系統95%的錯誤解決掉。由于人力資源管理系統需處理的信息關系非常復雜，各企業的需求也不盡相同，再加上軟件的商品化程度遠不如已經運行多年的成熟軟件產品，存在的錯誤較多。如果不在項目實施的初期解決這些問題，隨著問題的不斷暴露，不僅會浪費大量的人力，更嚴重的是會使他人失去信心，嚴重影響工作的進展。
　　7．建立科學的程序性文件。
　　人事相關信息的特點是信息量大、變化頻繁、采集和確認困難而且無內聯關系。采用計算機系統來管理人事信息要求數據的采集、更新能夠完整、準確和及時。這兩者之間的矛盾會因為新系統的投入運行而變得越來越突出。新系統在運行后無疑會迫使一部分員工改變已經熟悉了的工作方法和習慣，學習包括計算機知識在內的新知識、新方法、新程序，一部分人的利益也許會受到影響。在系統的實施過程中，很多企業由于有關人員素質較低、工作責任心不強，加上某些管理人員的隨意指揮，會造成系統的實施和運行事倍功半，而且降低了系統的功效。所以，除加強培訓外，建立必要的科學的程序性文件，做到有章可循，減少和杜絕各種特例情形，才能為人力資源管理系統的實施和正常運行提供有效的保證。