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當你搜索BPM或工作流管理系統時，有很多選項供你選擇:有些基于公共云，有些支持私有部署;有些是基于用戶定價，有些是一次性收費;其他人需要顧問，還有一些需要自己做工作……那么工作流管理系統是什么？如何在這樣的條件下選擇一個好的工作流管理系統呢?以下是給你的答案。
1.可視化流程圖解工具
在考慮工作流管理系統時，最重要的考慮因素是流程圖建模。業務流程管理工具中有四類流程建模：
1）無建模工具–使用編碼作為實現流程的方式。
2）通過UI表單收集的數據–通過表單獲取有關業務流程的信息。
3）基于活動的可視界面–此選項覆蓋整個流程，包括在每個階段處理進展。
4）基于業務步驟的可視化界面–這類似于第三類，但它并沒有打擾用戶的業務流程進展，相反，它允許用戶專注于業務流程的主要路徑，并且在操作時軟件會自動處理異常情況。
毫無疑問第4種選擇是比較好的，它可以發揮用戶和系統的優勢，用戶知道每次進程應該如何運行，系統可以提供構建路徑的方法。
2.拖拽設計表單
沒有數據的流程就像沒有乘客的火車，每個業務流程都需要相應方法來承擔有效負載。大多數工作流管理系統使用表單作為流程捕獲和編輯數據的方式。
業務流程管理工具必須同時照顧到新老用戶。新手用戶需要極其簡化的一切，并清楚地闡明業務流程；老用戶希望能夠自定義表單并使其完全按照自己的意愿行事。所以，自由拖拽設計表單就是很好的滿足新老用戶的方式。
3.訪問權限控制
您需要一個可以保護最重要信息的工作流管理系統，因為很多時候表單和字段中的數據都比較敏感。
比如訪問某字段的權限，可以設置為隱藏或只讀或可修改，以此來限定一部分流程參與者的權限。有時候，您還需僅限某些人訪問表單的某個部分，在不輸入所有名稱的情況下將特定部分的訪問權限授予一個團隊的所有人等等。
如果想在業務流程的各個階段或步驟中實現上述所有目標，那么您選擇的工作流管理系統也必須能夠輕松處理這些情況。
4.移動支持
您應該立即離開沒有支持Android和iOS等移動端的工作流管理系統。業務流程系統需要支持移動化辦公，現在用戶是很難容忍只能坐在辦公桌前訪問應用程序的。
5.強大的管理員功能
即使最好的工作流管理系統有時也會因為一些奇怪用戶的操作被卡住，您需要有一種方法來管理和編輯業務流程系統，這樣您不需要每次遇到問題都咨詢昂貴的顧問了。
優秀的業務管理系統可以支持您的內部管理員重新分配單個任務，批量重新分配，刪除項目等。
6.與現有軟件系統集成
很少有公司會使用無法與其他核心軟件系統集成的BPM解決方案。如果沒有集成的能力，您需要大量來回手動數據傳輸，這樣的話系統不僅沒有帶來便利反而增加了更多的麻煩。
如果沒有強大的集成能力，業務流程管理工具就會徹底失敗。這些集成應該包括API支持，Webhook以及其他功能。
7.強大的報告生成和分析功能
很多BPM工具不提供隨時可用的流程統計報告以及分析功能，但是您選擇的工作流管理系統需要生成報告，讓系統告訴您：完成單個步驟和整個項目所需的平均時間、所有未清項目的快照、項目被拒絕或重新路由的頻率等等，以此來支持您的決策。所以，對于任何工作流管理系統，強大的報告生成和分析功能是必須的。
8.可供大用戶群使用
當您有100個用戶和100萬用戶時，軟件的表現也會有所不同，您所采購的軟件可以滿足現在幾十人的需求，那么如果用戶達到100萬時它還適用嗎？
所以您也需要了解潛在的BPM軟件提供商有多少客戶，他們構建產品的系統是什么，他們能夠隨著用戶群的增長而擴展嗎，是否能夠支持大用戶群使用，這些都很重要。
9.流程績效指標
所有的業務流程都有最后期限，但并非所有業務流程執行結果都符合最初的預期。該情況下，就需要企業領導者確定造成該現象的原因以及改進措施，所以流程績效指標就顯得十分重要。
流程績效指標是一個工具，它可以幫助組織識別過程問題，并做出有意義的決定來改進無效的過程。在BPM中，流程績效指標是自動捕獲系統數據，流程管理人員對這些數據進行評估，以確定是否存在糟糕的流程建模和流程執行，以幫助改進相關業務流程。業務流程管理(BPM)領域正在迅速發展，具有這9個特性的業務流程管理系統將成為您企業業務流程管理的最佳選擇!
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