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隨著新技術的飛速發展，加之市場競爭的日益激烈，企業紛紛開始尋求智能化轉型，以提升效率并降低成本。在此背景下，人力資源管理系統（EHR）得到廣泛應用。然而，如何進行EHR系統的需求分析，這對企業的HR和IT部門來說，無疑是一個巨大的挑戰。
1.業務需求分析
EHR系統作為企業信息管理系統的重要組成部分，通過信息技術手段實現對人力資源的高效管理。其開發過程主要包括后臺數據庫的建立和維護，以及前臺程序開發兩個方面。
對于企業來說，EHR系統主要解決的是人力資源管理中的各類問題，目的在于提高管理效率，減少人力與時間成本。例如，EHR系統可以幫助企業實現對員工信息的全面管理，包括員工信息的新增、刪除和修改，薪酬發放，考勤管理，招聘流程等。通過高效的大數據管理，使企業在人員配置上的決策更加科學合理，這直接關系到企業整體的運作效率和人均產出。
2.用戶需求分析
在做EHR需求分析時，需要考慮到兩個主要用戶群體：企業管理層和普通員工。
企業管理層的需求
員工信息管理：企業需要一個強大而靈活的員工信息管理系統，能夠方便地增刪改查員工信息，保證信息的完整性和時效性。
薪酬與福利管理：完整的薪酬管理模塊能夠自動計算并發放工資，管理不同級別員工的福利和補助，確保薪酬發放的準確性。
考勤管理：記錄和統計員工的出勤情況，為績效考核提供數據支持。
招聘管理：簡化招聘流程，包括職位發布、簡歷篩選、面試安排和錄用決策等，提高招聘效率。
連接其他管理系統：EHR需與其他管理系統（如財務、項目管理等）無縫對接，實現信息的共享和協同運作。
普通員工的需求
信息查詢：員工希望通過EHR系統方便地查詢自己的薪資、職務、考勤記錄、排班情況、培訓記錄等個人信息。
自助服務：通過EHR系統，員工可以在線提交請假、調休、加班、出差等申請，降低HR的處理負荷。
績效反饋：員工希望能夠在系統中查看并確認自己的績效考核結果，提出申訴和建議。
3.功能需求
功能需求是EHR系統設計和實施的關鍵，它決定了系統能夠提供的具體服務。通常，可以將EHR系統功能需求劃分為以下幾大模塊：
人事檔案管理：記錄和維護員工的基本信息。
組織架構管理：管理企業的組織結構，定義部門和崗位設置。
合同管理：管理員工勞動合同的簽訂、變更和終止等信息。
薪酬管理：計算和發放員工工資，記錄薪酬歷史數據。
社保管理：管理員工的社會保險繳納信息。
績效管理：評估員工的工作表現，支持績效考核和反饋。
考勤管理：記錄員工的出勤情況，為考核提供數據。
培訓管理：規劃和記錄員工的培訓活動。
招聘管理：支持職位發布、簡歷篩選、面試安排等招聘流程。
報表中心：生成各種人力資源管理報表，支持決策分析。
預警功能：監控關鍵指標，并在異常時發出預警。
系統管理：負責用戶權限的設置和系統參數的配置。
多語言版本：支持不同語言的用戶使用，提高系統的適用范圍。
4.非功能需求
除了功能需求，非功能需求同樣重要，它們決定了系統的可靠性、安全性和易用性。
安全性：嚴格的權限管理機制，確保只有授權用戶才能訪問系統。系統應具備防止未授權用戶非法訪問的能力。
碼表維護：系統需提供對各種碼表的維護和補充操作，確保數據的一致性和正確性。
操作日志：系統必須按照需求規定進行詳細的記錄，對于所有的誤操作或不合法操作進行檢查，并提供必要的提示信息，以便后續審計和問題追蹤。
穩定性和性能：系統需能夠承受高并發訪問，保持良好的響應速度和性能，確保在高峰期依然能夠穩定運行。
綜上所述，EHR需求分析是一項復雜且系統化的工作，需要企業在實際實施中綜合考慮各方面的需求與限制，從而開發出既滿足企業管理需求，又提升員工體驗的高效管理系統。這樣，EHR系統才能真正發揮其作用，助力企業在激烈的市場競爭中取得優勢。
