-
行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
——訪聯(lián)想集團高級副總裁兼CIO 王曉巖
財務管理是企業(yè)管理的重中之重，也是企業(yè)信息化的核心內容。聯(lián)想財務管理上做到信息化后，業(yè)務已經實現(xiàn)每一科目的費用都能實時上報，部門負責人可以隨時獲得截至當時的收入、毛利、凈利的粗報表。聯(lián)想到底是如何圍繞著財務管理這個核心進行信息化管理的？財務管理的信息化給日益發(fā)展的聯(lián)想帶來了哪些好處？記者采訪了聯(lián)想集團高級副總裁兼CIO王曉巖。
記者：在上ERP之前，聯(lián)想的財務是怎樣運作的？
王曉巖：在上ERP之前，我們基本是每一筆業(yè)務都要用計算機開出銷售小票，晚上把明細和金額倒到財務的計算機，財務以此記入當天收入。由于采集數(shù)據(jù)的時點不同，財務、商務、庫房的數(shù)據(jù)往往對不上。這時，財務就不得不把原始憑證（銷售小票）翻出來核對。財務根本談不上對業(yè)務環(huán)節(jié)的監(jiān)控和管理。
記者：ERP系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)的財務運作方式，它在功能上有哪些特點？
王曉巖：可以用6個字概括它的特點：唯一、實時、共享。唯一，即數(shù)據(jù)的來源唯一。整個公司經營運作的數(shù)據(jù)來源只有：銷售訂單和采購訂單。訂單上的原始數(shù)據(jù)成了公司信息流、物流和資金流的源頭。實時，即數(shù)據(jù)生成和傳輸是基于每一個業(yè)務動作而不是批處理。過去庫存要定期盤點清理，應收、應付賬款要每月核算一次等?，F(xiàn)在，采購、生產、銷售、庫存等環(huán)節(jié)的業(yè)務數(shù)據(jù)可以自動生成會計憑證，實時轉換成應收款、應付款等數(shù)據(jù)。共享，即通過在全公司對業(yè)務流程的規(guī)范化，經營管理的各項數(shù)據(jù)真正形成信息流，每個部門是信息流上的一個環(huán)節(jié)，依靠統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，按既定流程規(guī)則運作?；贓RP系統(tǒng)，我們形成了支持多業(yè)務、多地域的事前預算、事中控制、事后準確核算的財務管理模式。
記者：聯(lián)想的財務信息化為企業(yè)帶來哪些影響？
王曉巖：概括起來有4點：一是集成，財務和企業(yè)的產、供、銷各環(huán)節(jié)完全集成，并能產生互動，整個集團是一體的； 二是共享，所有的原始數(shù)據(jù)只有一次輸入，然后就能讓有權限的人“通透”地共享；三是實時，每個作業(yè)都會實時地反映，每項控制都會實時地得到結果，每份報表都會實時生成；四是精準，它要求每次作業(yè)都是準確的、可量化的，同樣的數(shù)據(jù)一定會產生一樣的報表。
準確的成本核算是財務管理的基礎。聯(lián)想實施了ERP之后，財務不但能了解銷售、采購、庫房、生產的全部過程，而且伴隨著它們的每一個作業(yè)，財務都有相應的反應，同時都有監(jiān)控。
正是這種信息的通暢、透明，才保障了成本的準確、實時核算成為可能，杜絕“客觀造假”的一個隱患。
財務信息化流程不僅大大簡化了原有的流程，極大地提高了效率，而且由于采購和財務之“墻”被推倒，建立起了采購和財務之間相互制約和監(jiān)督的機制。
信息化財務可以延伸到資金的管理，聯(lián)想把資金優(yōu)勢和信貸政策看作是支持銷售的一種手段，因此，公司應收賬并不都是在每一筆銷售時才進行審核的。但這需要一個復雜的計算模型。ERP上線后，聯(lián)想的財務能準確、實時地知道每個客戶當前的賬目情況、歷史信譽記錄，系統(tǒng)能自動執(zhí)行能否發(fā)貨的資金審核，減少了人為控制的難度和隨意性，而且用戶可以通過電子商務系統(tǒng)了解賬務情況，并根據(jù)聯(lián)想的信譽政策選擇最適合自己的還款方式，大大提高了客戶的滿意度。
記者：包括荷蘭的銷售中心在內，聯(lián)想在全球有44個法人單位。企業(yè)做大之后，分支機構管理失控是一個比較普遍的問題，聯(lián)想是怎樣通過財務信息化管理分公司的？
王曉巖：過去，分公司財務核算是一期期往上報，然后進行財務報表匯總。比如說上海分公司、西安分公司，自己先核算，然后報告總部，總部把那報表加起來，把中間這個關聯(lián)交易剔除掉，最后形成統(tǒng)一報表，這可能會有主觀因素。
現(xiàn)在，聯(lián)想集團整體實現(xiàn)了一體化財務管理。聯(lián)想在各地的結算平臺有9個，它的存貨、任何一筆資金、產品價格等，所有操作都是通過互聯(lián)網和數(shù)據(jù)中心打交道。不僅各平臺運作方便，總部統(tǒng)籌也方便。我每天接到全公司的資金往來、資金表，每家分公司有多少資金、每天收入多少、支出多少、余額多少，都一目了然。地方平臺每一筆報銷的數(shù)據(jù)都通過聯(lián)想的廣域網進入四樓機房，他們查詢的內容與總部看的是同樣的基礎數(shù)據(jù)。
比如上海分公司，一個人報銷了多少的招待費，只要一錄入系統(tǒng)，北京實時就得到了這筆數(shù)據(jù)，然后馬上就會跟他的預算值、計劃值進行比較，如果有超過的就可以不給他報銷。就是10塊錢的辦公用品支出，在網絡上也看得見。不進入系統(tǒng)就報不了賬，而一旦進入了系統(tǒng)，立即受總部的監(jiān)控，而且任何的修改都會被記錄。每一筆報銷的數(shù)據(jù)是通過我們的廣域網進入四樓機房，所以他所有的查詢和我們看的是同樣的基礎數(shù)據(jù)。
今天，不管在上海，還是在歐洲，任何一個地方你發(fā)生了一筆費用，總部都能夠實時了解到這筆費用，而且計入到相應的科目中。
記者：企業(yè)在賬目上弄虛作假的問題，財務信息化是否能夠解決？
王曉巖：會有人企圖弄虛作假。比如月底時，一些業(yè)務部門想靠虛開銷售小票來沖任務。沒上信息系統(tǒng)前，開出小票就算收入，財務上很容易被蒙騙。全面使用ERP系統(tǒng)后，貨不出庫就不算收入，業(yè)務部門沒有權利提貨出庫，要由運輸配送部門根據(jù)客戶的名單來出貨，堵住了弄虛作假的漏洞。
過去采購人員計款報銷很隨意，信息化系統(tǒng)建立起來以后，采購人員任一筆采購都要在系統(tǒng)里面形成采購訂單，采購訂單要經過審批，庫房也要驗貨，整個過程由財務進行監(jiān)控。
過去，查總部的信息很麻煩。采用ERP后，各分部查找信息方便多了?，F(xiàn)在，所有地方平臺的每一筆報銷數(shù)據(jù)都通過廣域網連接到聯(lián)想大廈四樓機房。在集團總部，我每天能接到全公司的各種資金往來信息 和表格，每家分公司平臺上面有多少資金、每天收入多少、支出多少、余額多少，一目了然。
記者：信息化建設起來后，對人員的要求有什么變化？在實施財務信息系統(tǒng)的過程中，用什么方法使人的素質隨著系統(tǒng)的提升而提升？
王曉巖：信息化后，財務從簡單的記賬，變成了財務分析的力量；商務過去是代理訂單來了以后就開票，然后就開始跑腿，到財務去交賬，然后代理到款和認款，認完款以后再核銷，拿著財務票蓋章以后去庫房提貨，再給代理發(fā)貨，整個過程要經過許多步驟?，F(xiàn)在的商務主要是制定信譽政策，對代理進行考核，沒有任何地方需要跑腿，票都是代理端、用戶端直接進來的，商務甚至看不到票。票同時到財務，財務根據(jù)該用戶的信譽狀況審核，審核通過后庫房接到信息發(fā)貨。貨一發(fā)完，應收賬就形成了，然后代理商直接把款匯到財務部門，財務部門核銷、開發(fā)票。
對員工的素質一方面通過數(shù)據(jù)規(guī)范來要求，一方面通過培訓來培養(yǎng)人才。比如財務部門人員用早上六點到九點的時間接受系統(tǒng)培訓，白天正常工作，信息系統(tǒng)白天實施，晚上測試。培訓之后進行考核，不通過就下崗。實際上，上信息化系統(tǒng)之后，財務部的員工全部都通過了考核。
實施信息化之后，基層操作人員減少了一半以上，但是財務分析人員遠遠不足。企業(yè)發(fā)展需要大量高素質的人才，低素質的人才將被淘汰。
