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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
中國(guó)的許多HR管理者在經(jīng)歷了先進(jìn)的人力資源管理理念洗禮的愉悅與興奮后,又陷入了另一種迷惘的境地:他們一方面希望不斷提升自身管理的層次,卻又不得不整天處理各種煩雜的行政事務(wù);他們制訂了詳盡的HR管理制度與各種各樣的表格,卻在執(zhí)行時(shí)發(fā)現(xiàn)流程不順,效率不高;他們希望為企業(yè)的中高層管理者及員工提供更好的服務(wù),卻發(fā)現(xiàn)自己總是為理順各種關(guān)系而忙得焦頭爛額。
這是許多HR管理者成長(zhǎng)的煩惱。其實(shí),要想HR工作更有效,不僅要解放思想,更要解放生產(chǎn)力,即通過(guò)壓縮例行事務(wù)的處理時(shí)間,使HR管理者能考慮更多戰(zhàn)略層次的問(wèn)題。信息技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用,將有力地幫助HR管理者在這多變的環(huán)境中應(yīng)付自如,順利完成角色的轉(zhuǎn)變。
HRMS與eHR
信息技術(shù)本身只是工具,是手段,只有當(dāng)信息技術(shù)與管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)了完美的結(jié)合,才能發(fā)揮其巨大的威力。 HRMS (Human ResourceManagement System,人力資源管理系統(tǒng))就是對(duì)信息技術(shù)與人力資源管理技術(shù)結(jié)合的最佳定義。好的人力資源管理系統(tǒng),既是HR管理的信息處理工具,更應(yīng)是規(guī)范HR管理的方法論。如果只是簡(jiǎn)單的信息處理工具,其更適合的定義應(yīng)該是HRIS(Human Resource Information System,人力資源信息系統(tǒng))。
在過(guò)去,HRMS是面向企業(yè)HR部門(mén)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),用戶對(duì)象主要為企業(yè)HR管理者。隨著Internet/ Intranet技術(shù)的出現(xiàn),企業(yè)內(nèi)外部的信息流變得更快捷通暢,信息流對(duì)企業(yè)管理體系的影響也變得越來(lái)越深遠(yuǎn)。對(duì)于HR管理而言, Internet/Intranet技術(shù)將使得HR管理體系隨著信息流的延伸或改變而突破封閉的模式,延伸到企業(yè)內(nèi)外的各個(gè)角落,使得企業(yè)各級(jí)管理者及普通員工也能參與到HR的管理活動(dòng)中來(lái),并與企業(yè)外部建立起各種聯(lián)系(最典型的莫過(guò)于網(wǎng)絡(luò)招聘)。這就是所謂的網(wǎng)絡(luò)自助服務(wù)（Self-Service）概念。網(wǎng)絡(luò)自助服務(wù)是建立在HRMS基礎(chǔ)之上的，是對(duì)HRMS功能的擴(kuò)展。HRMS與網(wǎng)絡(luò)自助服務(wù)（Self-Service）一起,就形成了企業(yè)完整的eHR解決方案。
HR管理信息化的三個(gè)層次
就目前來(lái)看,企業(yè)引進(jìn)入力資源管理信息化解決方案的目的主要有三個(gè)層次:
第一層次:提高HR部門(mén)的工作效率
影響HR部門(mén)工作效率的因素主要包括:
每月的工資計(jì)算與處理;員工的考勤休假處理;員工信息管理等業(yè)務(wù)內(nèi)容。這些事務(wù)往往要持續(xù)占據(jù)HR管理人員的大量時(shí)間。手工操作不僅效率低下,而且容易出錯(cuò)。因此,對(duì)HR部門(mén)而言,人力資源管理系統(tǒng)首先要解決的是如何提高他們的工作效率,使管理人員從日常事務(wù)中解脫出來(lái),考慮更具戰(zhàn)略意義的問(wèn)題。這使得HRMS系統(tǒng)中的員工信息管理模塊、薪資福利管理模塊、考勤休假模塊等成為HR部門(mén)采購(gòu)軟件時(shí)的首選。
第二層次:規(guī)范HR部門(mén)的業(yè)務(wù)流程
當(dāng)HR管理者從繁雜的行政事務(wù)中抽身出來(lái)之后,他們往往希望規(guī)范人力資源運(yùn)作體系的業(yè)務(wù)流程。招聘流程、績(jī)效管理流程、員工培訓(xùn)與發(fā)展流程、員工職業(yè)計(jì)劃、離職流程等的設(shè)計(jì)都將進(jìn)入HR管理者們的考慮范圍。如果eHR系統(tǒng)不僅能將HR部門(mén)的工作職能完全覆蓋并劃分清楚,而且能將經(jīng)過(guò)優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中體現(xiàn),無(wú)疑將獲得HR管理者的青睞。
第三層次:為企業(yè)與員工提供增值服務(wù)
從發(fā)展趨勢(shì)上看,企業(yè)人力資源運(yùn)作的重點(diǎn)將從行政事務(wù)管理向企業(yè)戰(zhàn)略伙伴方向發(fā)展。過(guò)去HR部門(mén)將大量的時(shí)間和精力用在重復(fù)的行政性事務(wù)上,習(xí)慣坐等業(yè)務(wù)部門(mén)提出服務(wù)需求,而在增值服務(wù)上花的心思不夠。事實(shí)上,對(duì)HR部門(mén)而言,企業(yè)管理者與員工就是他們的客戶,而如何為這些客戶提供增值服務(wù)、能否提供增值服務(wù)是事關(guān)HR部門(mén)未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略問(wèn)題。比如,如何根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略制定人力資源戰(zhàn)略;如何通過(guò)合理的招聘技術(shù)與測(cè)評(píng)技術(shù)為企業(yè)選擇合適的人才；如何通過(guò)工作分析技術(shù)以及相應(yīng)的績(jī)效管理體系來(lái)提升組織與個(gè)人績(jī)效;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何能方便地了解企業(yè)人力資源的各種狀況；直線經(jīng)理如何參與自己部門(mén)的人力資源管理;員工如何從規(guī)范的人力資源管理中受益等等問(wèn)題,都是需要HR部門(mén)花心思去考慮的。因此,在這個(gè)層面上,eHR系統(tǒng)如果能提供人力資源規(guī)劃、總經(jīng)理自助服務(wù)、直線經(jīng)理自助服務(wù)、員工自助服務(wù)等功能,并能集成招聘技術(shù)、人才測(cè)評(píng)技術(shù)、職務(wù)分析技術(shù)以及績(jī)效管理體系等HR管理技術(shù)特征比較明顯的功能,勢(shì)必將幫助HR管理者更好地為企業(yè)與員工提供增值服務(wù)。
當(dāng)然,這里需要指出的是,eHR系統(tǒng)中涉及到管理技術(shù)層面的問(wèn)題,最好的解決辦法,應(yīng)該是由專(zhuān)業(yè)的HR咨詢機(jī)構(gòu)通過(guò)對(duì)企業(yè)的人力資源管理進(jìn)行分析與診斷(如果企業(yè)自身有能力,也可自行分析診斷),開(kāi)出對(duì)癥下藥的處方后,再將結(jié)果裝載到軟件供應(yīng)商的系統(tǒng)平臺(tái)中去。用戶應(yīng)避免簡(jiǎn)單地要求軟件供應(yīng)商去完成咨詢服務(wù)商擅長(zhǎng)的工作。
如何選擇eHR系統(tǒng)
用戶在選擇自己的eHR系統(tǒng)時(shí),往往會(huì)綜合考慮以下因素:
·系統(tǒng)功能
·方案可行性
·供應(yīng)商實(shí)力
·服務(wù)水平
·產(chǎn)品價(jià)格
在上述各因素中,后三項(xiàng)都是比較容易根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷而得出結(jié)論的(當(dāng)然,要充分評(píng)估結(jié)論的準(zhǔn)確性也絕非易事),而對(duì)于前兩項(xiàng)因素,如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)作指導(dǎo),相對(duì)來(lái)講就不太好把握了。用戶在選擇eHR系統(tǒng)時(shí)不妨從以下一些特征來(lái)評(píng)判其功能:
1.完整性與集成性
·系統(tǒng)全面涵蓋了人力資源管理的所有業(yè)務(wù)功能,并且對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)功能都是基于完整而標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì),是用戶日常工作的信息化管理平臺(tái)
·對(duì)員工數(shù)據(jù)的輸入工作只需進(jìn)行一次,其它模塊即可共享, 減少大量的重復(fù)錄入工作
·既可作為一個(gè)完整的系統(tǒng)使用,也可以將模塊拆分單獨(dú)使用,在必要時(shí)還能擴(kuò)展集成為一個(gè)完整系統(tǒng)
2.易用性
·界面友好簡(jiǎn)潔,直觀地體現(xiàn)了HR管理的主要工作內(nèi)容
·采用導(dǎo)航器界面,引導(dǎo)用戶按照優(yōu)化的HR管理流程進(jìn)行每一步操作
·基本沒(méi)有彈出式對(duì)話框,在一個(gè)界面就能顯示所有相關(guān)信息,并操作所有功能,一方面信息集成度高,另一方面減少了大量對(duì)彈出式對(duì)話框的繁瑣操作
3.網(wǎng)絡(luò)功能與自助服務(wù)
·對(duì)集團(tuán)型企業(yè)用戶而言,能提供異地、多級(jí)、分層的數(shù)據(jù)管理功能
·日常管理不受物理位置限制,可在任何聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上經(jīng)身份驗(yàn)證后進(jìn)行操作
·為非人力資源部門(mén)的員工于經(jīng)理提供的基于Web的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用
·允許員工在線查看企業(yè)規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)、重要人員信息、內(nèi)部招聘信息、個(gè)人當(dāng)月薪資及薪資歷史情況、個(gè)人福利累計(jì)情況、個(gè)人考勤休假情況,注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程、提交請(qǐng)假/休假申請(qǐng),更改個(gè)人數(shù)據(jù),與HR部門(mén)進(jìn)行電子方式的溝通
·允許直線經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)可在線查看所有下屬員工的人事信息,更改員工考勤信息,審批員工的培訓(xùn)、請(qǐng)假、休假等申請(qǐng),并能在線對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效管理
·總經(jīng)理可在線查看公司人力資源配置情況、人力資源成本變動(dòng)情況、組織績(jī)效/員工績(jī)效等各種與人力資源相關(guān)的重要信息
4.開(kāi)放性
·提供功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)接口，輕松實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的導(dǎo)人導(dǎo)出以及與外部系統(tǒng)的無(wú)縫連接
·可方便引人各類(lèi)Office文檔,并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中,規(guī)范了人力資源文檔的管理,并增加了文檔的安全性
·同時(shí)支持所有主流關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)以及各種類(lèi)型的文檔處理系統(tǒng)
5.靈活性
·可方便地根據(jù)用戶需求進(jìn)行客戶化功能改造
·可方便地根據(jù)客戶需求更改界面數(shù)據(jù)項(xiàng)的顯示
·強(qiáng)大的查詢功能,可靈活設(shè)置任意多條件進(jìn)行組合查詢
·支持中英文(或其他語(yǔ)種)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)切換
6.智能化
·系統(tǒng)的自動(dòng)郵件功能可直接批量通過(guò)Email發(fā)送信息給相關(guān)人員(如通知被錄用人員、給員工的加密工資單等),極大地降低管理人員的行政事務(wù)工作強(qiáng)度
·系統(tǒng)設(shè)置了大量的提醒功能,以便用戶定時(shí)操作(如員工合同到期、員工生日等),使得HR管理變被動(dòng)為主動(dòng),能有效地提高員工對(duì)HR工作的滿意度
7.強(qiáng)大的報(bào)表/圖形輸出功能
·提供強(qiáng)大的報(bào)表制作與管理工具,用戶可直接設(shè)計(jì)各種所需報(bào)表
·提供了靈活報(bào)表生成器,用戶可快速完成各種條件報(bào)表的設(shè)計(jì),并能隨時(shí)進(jìn)行設(shè)計(jì)更改
·報(bào)表可輸出到打印機(jī)、Excel文件或TXT文本文件(如提交給銀行的文件)
·提供完善的圖形統(tǒng)計(jì)分析功能(如柱狀圖、餅圖、折線圖等),輸出的統(tǒng)計(jì)圖形可直接導(dǎo)人MS Office文檔中,快速形成HR工作報(bào)告
8.系統(tǒng)安全
·對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密
·嚴(yán)格的權(quán)限管理，設(shè)定用戶對(duì)系統(tǒng)不同模塊、子模塊乃至數(shù)據(jù)項(xiàng)的不同級(jí)別操作權(quán)限
·建立日志文件,跟蹤記錄用戶對(duì)系統(tǒng)每一次操作的詳細(xì)情況
·建立數(shù)據(jù)定期備份機(jī)制并提供數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)功能
如何實(shí)施eHR系統(tǒng)
企業(yè)在實(shí)施eHR系統(tǒng)之前,首先要對(duì)自身作一個(gè)客觀而充分的評(píng)估,要了解企業(yè)HR管理當(dāng)前所處的階段、實(shí)施eHR系統(tǒng)的預(yù)算以及是否需要引入管理咨詢等等,然后才能確定將要實(shí)施的eHR系統(tǒng)的范圍與邊界。一方面,不能只是要求eHR系統(tǒng)簡(jiǎn)單地滿足企業(yè)當(dāng)前的HR管理需求,而要充分考慮eHR系統(tǒng)是否能為HR管理層次的提升帶來(lái)幫助,另一方面,要從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā),不能盲目地貪大求全,追求時(shí)髦,要盡可能做到量體裁衣。只有將自己準(zhǔn)確定位,才能尋找到合適的解決方案。
在了解自己的需求之后,就要選擇一家合適的eHR解決方案供應(yīng)商。如何選擇合適的供應(yīng)商,在前面已經(jīng)做過(guò)說(shuō)明,這里不再重復(fù)。需要特別指出的是,eHR解決方案的實(shí)施過(guò)程絕對(duì)不是簡(jiǎn)單的產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài),而應(yīng)該視為一個(gè)完整的項(xiàng)目。項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程將分為三個(gè)階段:實(shí)施前與供應(yīng)商配合進(jìn)行的需求分析與系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段、系統(tǒng)實(shí)施與客戶化改造階段以及系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)階段。項(xiàng)目實(shí)施完成后,用戶還應(yīng)該與供應(yīng)商進(jìn)行售后技術(shù)支持的合作,以確保系統(tǒng)能適應(yīng)企業(yè)HR管理不斷變化的需求。
實(shí)施前與供應(yīng)商配合進(jìn)行的需求分析與流程設(shè)計(jì)階段往往會(huì)占據(jù)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施周期一半以上的時(shí)間,這個(gè)階段,對(duì)HR管理者來(lái)講,是一個(gè)難得的整理與完善HR管理運(yùn)作體系的過(guò)程,有利于將以往離散的工作規(guī)
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- hr系統(tǒng)
- 人力資源管理系統(tǒng)哪個(gè)好
