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HR系統哪家好呢？面對如火如荼的HR系統市場，HR軟件產品良莠不齊，企業用戶如何能在HR系統選型的過程中保持冷靜的頭腦，選出符合自身企業需求的系統，為整個項目的順利進行打下一個良好的基礎呢？
本文試圖針對HR系統的特點和目前在選型過程中存在的一些問題，介紹一種有效的選型工具：征求信息文件和需求建議書，希望與各位正在進行HR系統選型的用戶分享。
e-HR軟件的特點
ERP、MRP II而言，為什么專家對e-HR的選型更加關心和強調呢？首先，我們應該來分析一下e-HR軟件的特點：
1.HR系統：迅速發展的新領域
幾年前，大多數人對HR系統還很陌生；而今，由于市場競爭的日益激烈，很多企業已經認識到利用有效的工具來提高企業HR管理水平的重要性，面對越來越多的市場需求和潛在的商機，很多公司都來掏金，在短短幾年的時間里，已有數百家供應商的人力資源管理系統產品問世，成為發展最為迅速的應用領域之一。然而，迅速發展的同時，也造成了市場的不規范，甚至是混亂的局面。
2.功能“相似”，價格跨度大
為了競爭的需要，很多供應商提供的軟件都在不斷地擴展其功能，很多HR管理新的理念和工具，如員工自助服務、經理自助服務、平衡積分卡、3600評估、繼任人計劃、股票＼期權計劃和工作流管理等等也能為他們的產品所支持，因此，從表面上來看，系統的功能非常相似，但價格跨度卻非常大，使得在系統選型時，客戶更加無所適從。
3.無標準模式，內聯關系復雜
HR系統不像CAD和MRP等軟件：HR系統幾乎沒有什么標準的公式、定理和模式。不同的企業會有不同的需求，而作為商品化的軟件既必須符合大多數企業的需求，又要能盡量個性化。例如績效管理，不僅各企業績效管理模式可能會不同，其結果可能會和薪資、培訓、繼任人計劃等等發生聯系，也可能沒有聯系，因此造成了HR系統的內聯關系非常復雜。
4.系統穩定性、成熟性非常重要
據“2002年中國。HR現狀調查”，在中國大陸，尚沒有出現突出的e-HR供應商品牌，就市場占有率而言，占有率最大的不超過10%。而大部分比較知名的軟件產品多在0.2%~2.1%之間，其他軟件的市場占有率則更低。沒有足夠的用戶來測試和驗證系統，如何能保證系統的成熟性和穩定性？何況這些軟件本身還要不斷地推出新功能。正如有些人士指出的那樣有些HR系統目前還不是實用的系統，只適合做演示。
HR系統選型的問題
由于HR系統的特點和目前國內軟件存在的問題，使得HR系統的選型變得更加復雜。目前國內在HR系統選型過程中存在著不少問題，除了大家討論得比較多的，如需求不明、目標不清，項目組建立較晚等問題以外，還有：
5.缺乏經驗和專業人才
首先，HR系統專業人才的培養明顯滯后于市場的需求。不僅在企業里可能一時還很難找到既懂現代HR管理理念和方法，熟悉本企業HR管理體系和特點，又有豐富的IT背景，同時還熟悉。HR產品的復合人才，就是在市場上這樣的人才目前也奇缺。在我們自己還不太了解。HR系統，對HR系統的功能、實施和應用中可能存在的問題還存在一知半解的情況下，進行HR系統的選型往往會被軟件花花綠綠的外表和各種新穎的理念和工具所打動，缺乏認真仔細的分析，使人不禁有一種“外行”看熱鬧的感覺。
6.重視局部、忽視整體
由于主要選型人員知識領域的局限性，有些企業在系統選型過程中往往過分重視某些局部，忽視了整體的評估和考察。即使選型小組由多方面人士組成，在選型過程中也會僅考察他們所想到、看到和聽到的部分，而對于整體部分卻沒有能夠評估和考察。
7.“跟著感覺走”，缺乏科學的選型方法
有些企業的選型人員在沒有參加過HR系統的培訓、對HR系統一知半解的情況下邊學邊干，而主要的學習方詮則是通過。HR相關的演示會和與供應商的直接溝通，然而，面對“王婆賣瓜，自賣自夸“的供應商，缺乏采用科學的手段來有效地規避選型風險，反而被供應商牽著鼻子走。
8.選型和實施相脫離
如果選型負責人與將來系統實施的負責人不是同一個人，不僅會造成不懂系統而且將來也不用系統的人在定標準、選系統，而且會為將來項目沒有達到預期效果而互相指責埋下了禍根。
9.供應商的誤導
面對供應商天花亂墜的演示，信口開河的承諾和悉心安排的“成功案例”，缺乏經驗和知識的用戶可能會掉進供應商的陷阱。雖然很多管理咨詢公司也已涉足于。HR領域，但如果管理咨詢公司與某一家軟件供應商結成戰略同盟，在協助用戶選型時就有可能會考慮到自身的利益，從協助選型的角色變成了變相推銷產品和服務。
那么，是不是我們用戶就只有任人宰割，聽天由命呢？當然不是。RFI/RFP作為一種有效的選型工具，已經在國外比較普遍的使用在HR系統的選型過程中。
RFI/RFP——HR成功選型的加速器
所謂RFI是一種工具，它通知可能的供應商并給他們簡單介紹你計劃中的項目，詢問他們是否對本項目有興趣，并希望得到他們公司及產品的簡單情況介紹。作為一種在HR系統選型過程中可選的步驟，它還可以幫助您從眾多的供應商中確定部分比較符合貴公司需求的供應商，給他們發送RFP，進行進一步的考察和分析。應該記住的是，一方面一份冗長的RH列表，可能既不是你，也不是潛在的供應商所想要的東西，而且每增加一個問題，就會增加你在回答之間做比較的復雜性。另一方面，過分簡單的RFI，可能不能幫助你確定進一步考察的對象。因此，在RFI中應盡量準備一些關鍵的問題。如中英文雙語環境可能對一家合資企業非常重要。
所謂RFP是根據需求分析和項目的目標，形成的客戶期望的。HR系統的詳細要求說明。它不僅描述了客戶計劃的HR系統項目，而且建立了基于競爭的評估指南，并要求所有合格的軟件供應商通過提交RFP來競標。
一般來講，RFP是用于供應商和客戶之間建立有效溝通的工具。但不同的角色，對目標和需求的理解就會不同，它實際上也是在管理層、項目組、用戶和供應商之間建立的橋梁，以書面的形式較為準確地描述了整個項目，在相關利益集團之間形成的一種共識。同時，通過參考其他公司準備的RFP，我們可以初步了解在e-HR系統選型時需要考慮的方方面面的因素，在汲取其他人的經驗的基礎上，根據自己的需要進行合理取舍，以彌補本企業在知識和經驗方面的不足。RFP系統全面地分析企業的詳細需求，從而有效地降低了潛在的選型風險。通常，客戶會要求將供應商回復的RFP作為合同的附件，可以限制供應商信口開河的承諾，發現在華麗外衣下的系統的真正內涵，同時也減少了企業在e-HR選型過程中可能會存在的不同意見和爭執。RFP的另一個作用是軟件供應商能夠根據你的RFP發現項目目標設置、時間進度等方面的問題，并提供有益的建議。
RFP的內容
準備RFP是一項費時費力的任務，其內容也幾乎包羅萬象，如美國華盛頓州政府在進行HR系統選型時的RFP長達117頁，其中員工信息管理就有多達40項需要考察，培訓也有近40項需要考察，而這些需要考察的方面也有幾十個之多：
通常RFP主要包括的內容有：
公司的總體介紹，如公司的規模和產品、在崗和薪資計算員工總數，公司（及其分部）的地理位置、目前HR管理流程、薪資計算和發放的特點等，還應該包括HR系統項目的簡介，如項目預計的啟動時間、預算、可能項目組參加人員的背景簡介和項目預期的進度和效果以及預期的。HR系統運行模式和可能的系統用戶；同時還應簡單介紹目前公司的計算機的硬、軟件環境，其他有可能與e-HR系統發生接口的軟件等，
RFP填寫租管理說明：
該部分一般包括系統選型的過程和時間表、提交RFP和競標的截止時間、關于RFP詢問的政策、RFP的聯系人、期望RFP的形式及提交要求、評估RFP和挑選供應商的標準和雙方的承諾及保密條款；
功能需求說明：該部分應是整個RFP的重心，一般會從三個方面來了解：
a）功能需求
功能需求應根據企業的實際需求來確定，一般包括
·普通功能
·組織/職位管理
·培訓和發展
·員工配備
·績效管理
·考勤
·員工和勞動關系
·薪資和福利
·公司資產管理
·預算
·員工數據
·ESS&MSS
·報表
b）技術需求
·運行平臺
·數據庫管理
·安全和系統管理
·用戶界面
·數據輸入
·應用程序接口
·批處理
·數據倉庫
c）服務需求
供應商可能給客戶提供的服務，如
·項目管理
·風險管理和控制
·培訓
·測試
·實施
·技術支持
·相關費用及其說明：要求供應商提供有關軟件許可費用、培訓費用、實施費用、年度維護費、客戶化模塊費用以及第三方軟件費用的詳細清單；
·供應商信息：應包括HR系統產品名稱、版本歷史、當前版本已有的用戶數、當前版本的支持和服務期限、目前還提供服務和支持的最早版本、與本RW需求相似的客戶名單列表、產品的發展計劃、產品測試過程、錯誤報告和修正過程等；
·供應商的建議：
關于RFP的注意事項
1.公平性原則
對于采購方而言，必須要保證所有回復RFP的供應商得到公平的對待，必須一視同仁，杜絕可能存在的偏愛、聽信誤傳和腐敗現象：
2.提供一個聯系人
在RFP時，有些問題應該予以澄清，首先應該給所有供應商提供一個聯系人，他應就所有供應商在準備RFP時提出的合適的問題迅速給予一致的答復，從而保證投標過程的順利進行。還需說明的是，應該明確規定如供應商在這個過程中會試圖通過接觸公司里的某個人來打探一些內部的消息或討好某些人，這樣的供應商應該立即從可以考慮的名單中刪除。
3.引人第三萬咨詢顧問
對于企業的一些個性化需求，某些通用系統在實現時可能會有一些問題，而企業本身又缺乏鑒別的能力。因此，引人具有選型、實施和使用。HR軟件經驗的第三方咨詢顧問將是一個有益的補充，他們會根據其經驗幫助企業鑒別其個性化需求，并體現在RFP中。同時，他們還可以就企業RFP的準備、形式、內容、將RFP發送到合適的供應商、控制回復、解決所有與此過程相關聯的問題以及比較和審核回復的建議書時提供幫助。需要注意的是可能有些咨詢顧問已經與某些供應商建立了協作關系，因此選型還應該立足于自身，參考咨詢顧問的建議。
4.避免過于復雜和籠統
RFP應該是基于企業的需求，過于復雜的RFP不是一個好的RFP，不僅會加大供應商準備的時間，使得有些供應商望而卻步，也會加大企業在審核和評估時的難度，同時也容易造成企業的目標發生偏離。另一方面，如果RFP寫得過于籠統，那么你就不會從RFP中得到你所期望得內容。
5.RFP不是選型的唯-標準
RFP是選型時的一個非常重要的標準，但不是惟一的標準，在公平的評估所有回復的RFP后，采購方還應該要求人選的供應商進行產品的演示和說明，并明確地說明他們希望看見的和聽見的內容?？赡艿脑掃€應該走訪與本RFP需求類似的該供應商的其他客戶，進行客戶調查，還應該仔細評估相關技術文擋、技術資料和用戶手冊。
HR系統選型過程是比較復雜的，需要從企業的戰略目標和人力資源管理的遠景出發，綜合評估并且平衡當下和未來的需求。HR系統作為企業人力資源管理的主要手段和輔助工具，HR系統將會對企業人力資源相關政策產生廣泛而深遠的影響。RFI/RFP作為一種有效的選型工具在e-HR的選型過程中扮演越來越重要的角色。同時，RFI/RFP也會對一些其他新興的計算機應用領域，如客戶關系管理、供應鏈管理和知識管理軟件的選型起到借鑒的作用。
