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行業資訊
INDUSTRY INFORMATION
目前，無論是政府機關、事業單位還是企業，對人力資源管理對于一個組織生存和長遠發展的重要性已經有了清晰的認識。人力資源管理水平的提高不僅需要高素質的管理人員，更需要信息化工具。因此，近幾年來，很多單位的人力資源部門都開始了人力資源信息化建設。人力資源信息系統(Human resource information system，簡稱HR information system)是通過現代信息技術手段提高人力資源管理效率，實現人力資源信息共享和有效整合的一套解決方案。HR信息系統滲透著許多先進的管理理念，如何正確實施并有效應用該系統，對于各實施主體來講非常關鍵，成功實施并應用人力資源管理系統軟件有八個關鍵點。
第一、全面分析實施HR信息系統的必要性
首先，企業人員規模的擴充，使得傳統意義上的手工處理人力資源事務已經不能充分滿足企業快速發展的需要，這時候可以考慮引進HR信息系統；其次，要充分考慮作為企業變革引領者的人力資源部門，其自身內部的各項職責分工是否明確、責任落實到個人、人力資源工作流程是否清晰等，只有把這些問題弄得非常清楚了，后續的HR信息系統的實施工作才有可能順利向前推進；再次，無論是自行開發HR信息系統，還是引進外部廠商成熟的HR信息系統，都需要根據企業當前需要以及企業今后發展的需要，有選擇性的挑選符合本企業特點的HR信息系統中的某幾個模塊或其全部，如果脫離實際需要而求全求大，在后續的實施和應用階段中將不可避免的出現難以繼續執行和有效應用的現象。
第二、自始至終都需要來自管理層的堅定支持
HR信息系統作為信息化總體戰略的一個重要的組成部分，能得到管理者最大限度內的認可與支持，對此項目的順利實施和成功應用來說非常必要。高層管理者的認同和參與，可以為整個企業提供一個典范；特別是在該項目的初期導入階段，中層管理者的參與可以為項目的執行提供基本的支持和協助。人力資源已經逐步演變為企業的第一資源，而HR信息系統本身所具有的鋼性，使得該系統的實施和應用就必將牽涉到各方的利益，這就更需要來自高層領導的堅定支持，積極協調公司內部各利益主體，最終達成目標一致，共同推動HR信息系統項目的成功實施和有效應用。
第三、以HR部門為主導及時組建項目小組
經過項目前期可行性分析之后，一旦決定要啟動HR信息系統的項目實施，就需要及時組建負責該項目實施的項目小組，將有關具體工作落實到項目小組中的每個成員。項目小組的組長一定要由公司高層領導來擔任，以正確引導項目實施的方向并協調有關各方的利益；常務副組長由人力資源部門負責人擔任，以有效監督、激勵、協調項目的實施工作；副組長分別由一名熟悉公司HR工作流程及企業內部工作流程的人力資源工作者和一名公司信息化部門的信息技術骨干擔任，人力資源管理系統是人力資源工作和信息技術的有效結合，需要熟悉基礎工作的人作為日常工作的協調人；組員由一名或多名對工作認真、負責的人力資源基層工作者擔任，作為系統管理員的身份具體負責該系統的實施工作。同時，作為直線部門戰略合作伙伴的人力資源工作，組員中還需要由各直線部門中的HR專員或主管來協調有關具體工作并參與部分的實施工作，以取得直線部門的大力支持。
第四、擇優選擇符合本企業實際的HR廠商
各人力資源管理系統廠商經過了多年的經驗積累，在HR不同的功能模塊上具有各自不同的優勢，因此，功能最全的系統不一定是最合適的系統。首先，拋開自行開發HR信息系統不談，我們需要明確的是直接引進外部廠商的軟件還是在引進的基礎上進行二次開發。目前的HR信息系統軟件都有一定的擴展性，因此對于中小企業來說，可以采取直接引進的方式，而對于大型企業來說，則需要在引進的基礎上進行二次開發；其次，至于選擇國內廠商還是國外廠商的產品，需要看企業的綜合實力；另外，選擇B/S結構還是C/S結構，一般來講，網絡的發達和充分應用，可以考慮選擇B/S結構。具體到各廠商不同軟件的選擇工作，我們需要向有關廠商發出邀請，明確基本需求的基礎上請有關廠商做產品的演示，并請公司內部HR部門的全體工作者來進行評判；在此基礎上，對合意的廠商要選擇其重點客戶進行走訪，以進一步了解該廠商軟件的實際應用價值；基本的前期考察工作結束后，要進行項目的招投標工作，最后應由公司的項目小組確定最終的廠商，有必要的話，需要由公司高層領導集體決定。
第五、企業和廠商雙方項目小組的積極協調和有效溝通
人力資源管理系統廠商方的項目小組對自己的軟件非常熟悉，同時又具有成熟而豐富的實施經驗，而企業方的項目小組對自己的需求、流程定義等都很明確，尋求到雙方的結合點就可以順利推動項目的實施工作。比如，項目實施期內的每周工作進展例會是必不可少的，重大問題出現時要及時協調，以提出有效的解決方案；項目實施前期的數據導入過程中的相互緊密配合，以減少后續數據信息的校對工作；實施方對企業方的項目小組的不斷培訓是項目獲得成功的關鍵之一；雙方的尊重和彼此的理解也是項目得以向前推進的重要影響因素。
第六、爭取企業全員的參與和支持，并在HR內部進行試運行
利用公司內部刊物、網絡、會議等宣傳渠道，將人力資源管理系統的概念、應用前景等全面傳達給公司各級領導和廣大員工，使之產生應用該系統的充足信心；畢竟，系統實施后的應用才是我們實施該系統的目的所在。同時，要利用HR信息系統本身的靈活性，在HR部門內部，用測試帳套對該系統進行全面測試，以減少全面推廣應用時的錯誤和不足之處，并及時改進。
第七、項目實施后期，應召開全員動員大會
由公司高層領導參加的動員大會必將顯示公司對此項目的高度重視，由廠商方進行的全員培訓將會正確引導廣大員工充分地應用此系統。
第八、不斷地修正并完善HR信息系統
人力資源管理軟件正式運行后，傳統人力資源事務的手工處理和人力資源事務的信息化處理需要在一段時間內并存，才能有效地轉變工作方式和方法。系統還將經歷一個相對長期的維護過程，逐步發揮系統的規范化、流程化和個性化特點。經過不斷的修正和改進，系統才會步入正軌。前系統管理員身份在這個時候更清晰、更明確的責任,和開放的系統應用服務熱線即員工客戶服務中心,和系統管理員擔任負責人,詳細回答系統應用在各種各樣的問題。值得指出的是,由于人力資源管理系統是基于標準的業務流程,它要求員工的個人習慣服從統一管理規范的企業,和管理可以發揮最好的效果只有成為一個共同的習慣都緊隨其后。
