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業務流程是由“活動”(或稱“工作任務”)構成的,在企業里的所有工作是不是都叫流程,或者屬于流程的一部分,這個概念很繞,我覺得沒有必要去做學究氣的辨析。我曾經提出過一個從工作的兩個特性(產出確定性和過程結構性)維度,將企業里工作分成四種模式,有些人可能把這四種模式都叫“業務流程”或“流程”,所以我在下文里,并不嚴格區分“工作”和“流程”的概念區別。
業務流程設計是工作數字化的起點,通過數字化業務流程設計工具產出的“業務流程模型”,只是對工作的定義,這些工作要運行起來,還需要執行平臺,執行平臺就叫“工作流(workflow)”。
對工作進行管理、調度的工具叫“工作流引擎”,一個實際運行的工作流可以說是一個流程模型的實例(instance),工作流就是對信息對象在工作空間的處理和流轉,這些信息對象可以是一個非結構化信息對象,例如文本,也可以是結構化信息對象,例如表單,還可以是對外部信息系統或者服務的調用和操作。
工作流引擎的原理如下圖:
工作流引擎和業務流程設計是兩個不同的信息系統,這兩個系統加起來構成了所謂“業務流程管理系統(BPMS)”的主要部分。不過在實際軟件產品應用中,工作流引擎也可以不依賴于復雜的流程設計工具而單獨存在。此外,我們前文所說的四種的工作模式,一般來說只有“流程”可以用業務流程設計工具來建模,另外三種模式用其他的方式來進行工作建模,或者因為結構化低就沒法預先建模,但是這四種工作模式如果要進行工作管理,都需要工作流引擎。所以簡單說就是——業務流程要落地運行,一定需要工作流引擎,工作流引擎不一定是支持業務流程的,而是支持一切工作模式。
工作流引擎本身是個“無頭”的信息系統,即沒有前端界面,它調度并喚起的工作,是交給人去操作,隨著技術發展,也包括了用RPA機器人來代替人。人或者RPA被工作流通知去操作的界面,既可以是一個工作前臺(這就是所謂的OA),也可以進到任何一個企業系統或者SaaS里去。
內容管理是和工作流引擎同步產生的另一個系統,主要是管理工作相關的非結構信息,用于在工作流中流轉,例如文檔。主流的內容管理廠商(例如IBM,OpenText)都發展了工作流引擎軟件,這也是BPM軟件的一個分支。
最近十來年隨著技術進步,跟工作流引擎相關,產生了其他提升數字化工作的編排、規則、決策的效率和智能化的軟件工具,包括:
-低代碼開發:讓用戶能快速開發數據模型、表單、工作流以及用戶界面
-規則和優化:支持復雜的工作流轉規則,利用機器學習和人工智能,優化工作步驟和路徑的決策
-流程挖掘:發現流程的實際運行情況,支持優化流程的決策
-商業智能:發現業務的實際運營情況,支持優化業務的決策
工作流引擎喚起的工作最近幾年有兩個發展趨勢,一是RPA機器人發展,二是隨著企業應用系統(包括郵件、ERP、CRM等)云服務化,SaaS云服務之間采用API集成成為主流技術。所以現在國外市面上很多新興的RPA廠商、API集成廠商也紛紛聲稱自己是BPM廠商,或者使用了“數字流程自動化(DPA)”這個更時髦的詞。
在中國的數字化生態比國外要落后很多,因為國內企業SaaS 應用不是很普及,很少出現API集成廠商,目前國內還很少炒作自己是DPA的。
無論是結構化工作,還是非結構化工作,其數字化工作場景的總體架構是這樣的:
最后我來總結下企業IT市場的發展,從90年代出現業務流程建模和工作流軟件技術,到2010年左右業務流程管理系統這個詞開始流行,再到今天廠商們包裝炒作數字流程自動化(DPA)以及超自動化(hyper-automation),雖然buzz word在不斷變化,其技術原理和產品理念是一脈相承的。
國內有一個中國特色、國外沒有的IT系統名詞,即辦公自動化(OA)系統。實際上辦公自動化系統就是一個以工作流引擎為內核,包括了文檔管理、郵件服務和用戶操作界面的系統。這個概念是從2000年以后開始的,因為中國企業普遍沒有使用郵件的習慣,同時對審批有很高需求,需要一個兼具信息溝通和文件審批的操作界面系統,所以就出來了這個有中國特色的系統。早期工作流軟件的主流技術是非結構化信息文檔工作流,以IBM Domino為代表,所以國內第一代OA大多是使用文檔工作流,直到今天,很多國內大型企業還是在使用這種類OA。
到2005年后,處理結構化數據、數據庫驅動的表單工作流技術開始流行,用這一代技術做OA的廠商,為了和上一代產品以示區分,就把自己叫BPM而不叫OA,所以國內企業軟件圈前些年一直有“OA和BPM之分”的口水戰,延續至今。今天網上??吹揭恍㎡A和BPM比較的文章,如果不了解這背后的技術發展歷史,常讓人看得云里霧里,其實他們說的OA和BPM之分,也就是餃子和餛飩的區別。在我來看國內OA廠商給自己貼的BPM標簽,和主流BPM廠商對BPM內涵和外延的定義,還是有較大區別。
另外一個行業Buzzword就是低代碼以及APaaS,他們和BPM也有密切聯系,我總結了一下市面上廠商的產品話術所包含的真實含義:
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